Elaboración de Presentaciones I

01Qué es un Programa de Presentaciones y para qué se Usa

Un programa de presentaciones es una aplicación ofimática diseñada para crear documentos organizados en diapositivas (slides), pensados para exponerse de forma secuencial ante un público, ya sea proyectados en una pantalla, compartidos en una videoconferencia o distribuidos como material de apoyo. A diferencia de un procesador de textos, cuyo objetivo es la lectura detallada, una presentación combina texto breve, imágenes, gráficos y elementos multimedia para apoyar visualmente un discurso oral: el ponente explica, la diapositiva refuerza.

Microsoft PowerPoint y sus alternativas

Microsoft PowerPoint, integrado en la suite Microsoft 365 (antes Office), es el programa de presentaciones más extendido en el ámbito profesional y educativo, y es el que se usa como referencia en esta unidad. Sin embargo, existen alternativas con una filosofía y una interfaz muy similares, lo que permite trasladar sin apenas esfuerzo lo aprendido con PowerPoint:

Usos habituales de una presentación

• Presentaciones de empresa: informes de resultados, propuestas comerciales, planes estratégicos.
• Formación y docencia: apoyo visual a clases, cursos y sesiones de formación interna.
• Comunicación de proyectos: kick-off de proyecto, seguimiento, cierre y lecciones aprendidas.
• Eventos y conferencias: ponencias, jornadas y webinars.
• Documentos autoexplicativos: presentaciones que se envían para que el destinatario las lea sin exposición oral (más cercanas en este caso a un informe).

Un principio de diseño ampliamente aceptado en presentaciones profesionales es la regla 10-20-30 (popularizada por Guy Kawasaki): no más de 10 diapositivas, una duración máxima de 20 minutos y un tamaño de letra no inferior a 30 puntos. Aunque no siempre es aplicable literalmente, resume una idea clave: menos texto y más claridad suele comunicar mejor que diapositivas saturadas de contenido.

02El Entorno de Trabajo: Cinta de Opciones, Paneles y Áreas

Al abrir PowerPoint, la ventana principal se organiza en varias zonas fijas que se repiten en todas las vistas de edición y que conviene identificar antes de empezar a trabajar.

La ficha Archivo y la vista Backstage

La ficha Archivo, situada a la izquierda de la cinta, abre la vista Backstage: una pantalla completa (no una ficha más de la cinta) desde la que se gestionan operaciones sobre el archivo en su conjunto —Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar— y desde la que se accede a Opciones para configurar el comportamiento general del programa.

Minimizar y personalizar la cinta de opciones

• La combinación Ctrl+F1 contrae o expande la cinta de opciones para ganar espacio de edición.
• El menú contextual sobre la cinta (botón derecho) permite Personalizar la cinta de opciones, creando fichas y grupos propios.
• Cada ficha puede activarse o desactivarse desde Opciones > Personalizar cinta de opciones, útil por ejemplo para mostrar la ficha Programador (Developer) si se trabaja con macros.

03Vistas de Trabajo: Normal, Clasificador, Notas, Presentación

PowerPoint ofrece varias vistas, accesibles desde la ficha Vista de la cinta o desde los botones de la barra de estado, cada una pensada para una fase distinta del trabajo: crear contenido, organizar el conjunto, preparar las notas del orador o ensayar la exposición final.

Zoom y organización de ventanas

• El control deslizante de zoom, en la esquina inferior derecha, ajusta el tamaño de la diapositiva en pantalla; el botón junto a él (Ajustar a la ventana) la centra automáticamente.
• Vista > Nueva ventana abre una segunda ventana sobre la misma presentación, útil para consultar una diapositiva mientras se edita otra.
• Vista > Organizar todo y Vista en cascada facilitan trabajar con varias presentaciones abiertas a la vez.
• En Impress y Google Slides existen vistas equivalentes: Normal/Clasificador/Notas en Impress, y una vista única con panel de miniaturas lateral en Slides (sin clasificador independiente, ya que el zoom del panel cumple esa función).

04Crear, Abrir, Guardar y Formatos de Archivo

La vista Backstage (ficha Archivo) centraliza todas las operaciones de gestión de archivos: crear una presentación nueva a partir de una plantilla o en blanco, abrir una existente, guardarla y elegir el formato adecuado según el uso que se le vaya a dar.

Crear una presentación nueva

• Presentación en blanco: la opción más habitual, parte de un lienzo vacío con el tema por defecto.
• Plantillas y temas: Archivo > Nuevo ofrece una galería de plantillas prediseñadas (locales y en línea, buscables por palabra clave) con estructura, colores y tipografía ya definidos.
• A partir de un esquema (outline): se puede importar un documento de texto o Word con formato de títulos y generar automáticamente una diapositiva por cada título de nivel 1.

Formatos de archivo más habituales

Guardar, Guardar como y AutoRecuperación

1. Guardar (Ctrl+G). Guarda los cambios en el archivo actual con su nombre, ubicación y formato ya establecidos; si es la primera vez, equivale a Guardar como.
2. Guardar como (F12). Permite elegir nombre, ubicación (equipo, OneDrive, otra nube) y formato de archivo distintos a los actuales; imprescindible para exportar a .pdf, .odp o versiones anteriores.
3. Guardado automático y AutoRecuperación. Cuando el archivo está en OneDrive/SharePoint, el Guardado automático activa el guardado continuo; en cualquier caso, Opciones > Guardar permite configurar cada cuántos minutos se guarda una copia de recuperación por si el programa se cierra de forma inesperada.
4. Compatibilidad. Al guardar en formato .ppt o .odp, el Comprobador de compatibilidad avisa de qué elementos modernos (ciertas animaciones, transiciones o efectos) podrían perderse o mostrarse de forma distinta.

05Opciones de Configuración y Personalización

Archivo > Opciones abre el cuadro de diálogo central para ajustar el comportamiento del programa, organizado en varias categorías.

• General: tema visual de la interfaz (claro/oscuro), nombre de usuario que se asocia a los comentarios y al control de cambios, y opciones de la Galería de inicio.
• Revisión: configuración del corrector ortográfico y gramatical, autocorrección de texto mientras se escribe.
• Guardar: formato de archivo por defecto, frecuencia del autoguardado, ubicación predeterminada de guardado.
• Idioma: idiomas de edición, corrección y ayuda instalados.
• Personalizar cinta de opciones: activar/desactivar fichas y comandos, crear fichas y grupos propios.
• Barra de herramientas de acceso rápido: añadir o quitar comandos de uso frecuente.
• Complementos: gestionar complementos (add-ins) de PowerPoint activos, inactivos o bloqueados.
• Centro de confianza: configuración de seguridad relativa a macros, contenido activo y ubicaciones de confianza.

Reglas, guías y cuadrícula

Desde la ficha Vista se pueden mostrar u ocultar la Regla, las Líneas de la cuadrícula y las Guías, herramientas de apoyo visual (no imprimibles ni visibles en la proyección) que ayudan a alinear con precisión los objetos dentro de la diapositiva. El comando Ajustar a la cuadrícula, dentro de Formato > Alinear > Configuración de la cuadrícula, hace que los objetos "salten" a las posiciones marcadas por la cuadrícula al moverlos, lo que facilita alinearlos entre sí sin necesidad de medir manualmente.

06Diseños de Diapositiva y Diapositivas Nuevas

Un diseño de diapositiva (layout) es una plantilla que define qué marcadores de posición (placeholders) aparecen en la diapositiva y dónde se sitúan: título, subtítulo, contenido, imagen, dos bloques de texto en paralelo, etc. Elegir el diseño adecuado antes de rellenar contenido evita tener que reorganizar manualmente los elementos después.

Diseños incorporados más habituales

Marcadores de posición (placeholders)

Cada marcador de posición muestra un texto guía ("Haga clic para agregar título") y, en los marcadores de contenido, una fila de iconos centrales que permiten insertar directamente una tabla, un gráfico, un SmartArt, una imagen, un icono o un vídeo sin pasar por la ficha Insertar. Un marcador vacío no se imprime ni se muestra en la Presentación con diapositivas: solo es visible en las vistas de edición.

Insertar una diapositiva nueva con un diseño concreto

1. Ficha Inicio o Insertar. En el grupo Diapositivas, el botón Nueva diapositiva inserta una diapositiva con el mismo diseño que la anterior; la flecha desplegable de ese mismo botón muestra la galería completa de diseños disponibles para elegir uno distinto.
2. Cambiar el diseño después de creada. Inicio > Diapositivas > Diseño permite cambiar el diseño de una diapositiva ya existente sin perder el contenido que ya tenía, siempre que el nuevo diseño incluya marcadores compatibles.
3. Restablecer. Inicio > Diapositivas > Restablecer devuelve la diapositiva a la posición, tamaño y formato originales de su diseño, deshaciendo ajustes manuales.

07Insertar, Eliminar, Duplicar, Mover y Organizar Diapositivas

Tanto en el panel de miniaturas de la vista Normal como en la vista Clasificador de diapositivas, cada diapositiva puede manipularse mediante el menú contextual (botón derecho) o mediante arrastrar y soltar.

Seleccionar varias diapositivas a la vez

• Clic + Mayús: selecciona un rango continuo de diapositivas.
• Clic + Ctrl: selecciona diapositivas sueltas no consecutivas.
• Ctrl+E: selecciona todas las diapositivas de la presentación.

08Secciones: Organizar Presentaciones Extensas

Las secciones son una herramienta puramente organizativa (no se ven durante la proyección) que permite agrupar bloques de diapositivas bajo un nombre, de forma similar a como las carpetas organizan archivos. Son especialmente útiles en presentaciones largas o cuando varias personas trabajan cada una en un bloque distinto.

Gestión de secciones

1. Añadir sección. En el panel de miniaturas o en el Clasificador, clic derecho entre dos diapositivas > Agregar sección; la nueva sección se llama por defecto "Sección sin título" y puede renombrarse.
2. Renombrar sección. Clic derecho sobre el encabezado de la sección > Cambiar nombre a sección.
3. Contraer y expandir. Clic en la flecha junto al nombre de la sección oculta o muestra sus diapositivas, útil para centrarse en un bloque concreto durante la edición.
4. Mover una sección completa. Clic derecho sobre el encabezado > Mover sección hacia arriba/abajo, reordenando de golpe todas las diapositivas que contiene.
5. Eliminar sección. Clic derecho > Quitar sección (mantiene las diapositivas) o Quitar sección y diapositivas (las elimina también).

En Vista > Clasificador de diapositivas, cada sección se muestra como un bloque separado con su nombre y el número de diapositivas que contiene, lo que ofrece una visión global muy útil para revisar la estructura narrativa completa de una presentación extensa antes de la exposición final.

09El Patrón de Diapositivas (Diapositiva Maestra)

El patrón de diapositivas es la plantilla maestra que controla el aspecto de todos los diseños de la presentación: tipografía, colores, posición de los marcadores, logotipos y elementos fijos. Modificar un elemento en el patrón se propaga automáticamente a todas las diapositivas que usan ese diseño, lo que convierte al patrón en la herramienta clave para mantener una identidad visual coherente sin tener que repetir el mismo ajuste diapositiva por diapositiva.

Estructura del patrón de diapositivas

• Patrón principal (el de mayor tamaño, arriba de la jerarquía): controla los elementos comunes a todos los diseños —tipografía base, colores del tema, posición del pie de página—.
• Diseños asociados (más pequeños, debajo del patrón principal): uno por cada tipo de diseño (Título, Título y objetos, Comparación...), heredan del patrón principal pero pueden personalizarse de forma independiente.
• Marcadores del pie de página: fecha, número de diapositiva y texto de pie, configurables desde Insertar > Encabezado y pie de página y visibles/editables en el patrón.

1. Entrar en la vista de patrón. Vista > Patrón de diapositivas abre la edición del patrón principal y sus diseños asociados en el panel de miniaturas de la izquierda.
2. Editar el patrón principal. Cambios de fuente, color, tamaño o posición de los marcadores de título y contenido en el patrón principal afectan a todos los diseños que no hayan sido personalizados de forma independiente.
3. Insertar elementos fijos. Logotipos, líneas decorativas o marcas de agua se insertan aquí para que aparezcan automáticamente en todas las diapositivas, sin tener que copiarlos una por una.
4. Crear un patrón nuevo. El botón Insertar patrón de diapositivas crea un segundo patrón completo e independiente, útil cuando una misma presentación necesita convivir con dos estilos visuales distintos (por ejemplo, diapositivas de contenido y diapositivas de sección con fondo diferente).
5. Cerrar la vista de patrón. Patrón de diapositivas > Cerrar vista Patrón vuelve a la vista Normal, donde ya se reflejan los cambios.

En LibreOffice Impress el concepto equivalente se llama Estilo de página maestra (Ver > Patrón de diapositivas), con un funcionamiento muy similar: un patrón base del que heredan el resto de diapositivas.

10Temas, Variantes y Combinaciones de Colores

Un tema es un conjunto predefinido y coordinado de colores, tipografías, efectos y fondos que se aplica de una sola vez a toda la presentación, garantizando coherencia visual sin necesidad de configurar cada elemento por separado. Los temas se aplican desde la ficha Diseño.

Componentes de un tema

Aplicar y personalizar un tema

1. Elegir un tema. Diseño > Temas muestra la galería; al pasar el cursor sobre cada miniatura se previsualiza en vivo sobre la diapositiva activa antes de aplicarlo con un clic.
2. Elegir una variante. Cada tema incluye varias Variantes (Diseño > Variantes) con distintas combinaciones de color manteniendo la misma estructura y tipografía.
3. Personalizar colores. Diseño > Variantes > Colores > Personalizar colores permite crear una paleta propia, útil para ajustar la presentación a los colores corporativos de una empresa.
4. Personalizar fuentes. Diseño > Variantes > Fuentes > Personalizar fuentes define qué tipografía usar para títulos y para cuerpo de texto.
5. Guardar el tema. Diseño > Temas > Guardar tema actual guarda la combinación como archivo .thmx reutilizable en otras presentaciones.

Es importante no confundir tema con plantilla: el tema define solo el aspecto visual (colores, fuentes, efectos), mientras que una plantilla (.potx) puede incluir además diapositivas de ejemplo, texto de marcador ya redactado y una estructura de contenido predefinida.

11Cuadros de Texto y Marcadores de Posición

El texto en una diapositiva vive dentro de contenedores: los marcadores de posición heredados del diseño de la diapositiva, o los cuadros de texto insertados libremente por el usuario. Ambos comparten las mismas herramientas de formato, pero se comportan de forma distinta respecto al patrón y al esquema (outline) de la presentación.

Marcador de posición vs. cuadro de texto libre

Edición básica de texto

• Doble clic dentro del marcador o cuadro para entrar en modo edición y empezar a escribir.
• Clic simple sobre el borde selecciona el objeto completo (para moverlo, redimensionarlo o darle formato como bloque).
• Ajustar texto automáticamente (Formato de forma > Opciones de texto) reduce el tamaño de fuente si el texto no cabe en el marcador, en lugar de desbordarlo.
• Tabulación y Mayús+Tabulación aumentan o reducen el nivel de sangría de un párrafo dentro de una lista, tanto en la diapositiva como en el panel de esquema.

El panel de esquema (Outline)

Vista > Esquema (Outline View) muestra el contenido textual de toda la presentación como una lista jerárquica: cada título de diapositiva es un elemento de nivel superior y el contenido de los marcadores de texto son sus sub-niveles. Es una forma muy rápida de redactar y reorganizar el contenido de muchas diapositivas seguidas sin distraerse con el diseño visual, y es la vista que se usa al importar una presentación desde un documento Word con estilos de título.

12Formato de Fuente, Párrafo y Listas

El formato de carácter y de párrafo en PowerPoint se gestiona desde el grupo Fuente y el grupo Párrafo de la ficha Inicio, con un funcionamiento muy similar al de un procesador de textos, aunque orientado a bloques breves de texto legibles a distancia.

Formato de fuente

• Tipo, tamaño y color de fuente, negrita, cursiva, subrayado, sombra, tachado y espaciado entre caracteres.
• Cambiar mayúsculas y minúsculas: convierte el texto seleccionado sin tener que reescribirlo.
• Borrar todo el formato: devuelve el texto seleccionado al formato por defecto del tema.
• Cuadro de diálogo Fuente (lanzador del grupo, o Ctrl+Mayús+F): opciones avanzadas como el estilo de subíndice/superíndice y el espaciado entre caracteres.

Formato de párrafo

• Alineación horizontal: izquierda, centrada, derecha y justificada.
• Interlineado y espaciado antes/después de párrafo, clave para que el texto "respire" en la diapositiva.
• Dirección del texto y alineación vertical dentro del marcador (arriba, en el medio, abajo).
• Columnas de texto dentro de un mismo marcador, útil para listas largas que se quieren repartir en dos bloques.

Listas con viñetas y listas numeradas

1. Aplicar viñetas o numeración. Inicio > Párrafo > Viñetas o Numeración; la flecha desplegable de cada botón ofrece varios estilos y Numeración y viñetas... abre el diálogo completo de personalización (símbolo, imagen, color y tamaño relativo al texto).
2. Listas multinivel. Tab aumenta el nivel de sangría de una línea (subnivel) y Mayús+Tab lo reduce; cada nivel puede tener su propio estilo de viñeta, heredado del patrón de diapositivas.
3. Usar una imagen como viñeta. Numeración y viñetas > Imagen, para sustituir el símbolo estándar por un icono o logotipo coherente con la línea gráfica de la presentación.

Una buena práctica extendida en diseño de presentaciones es evitar frases completas en las viñetas y limitar cada línea a una idea breve (la técnica conocida informalmente como "regla del telegrama"), dejando el desarrollo completo de la idea para la explicación oral del ponente y, si se necesita, para las notas del orador.

13Insertar y Editar Imágenes

PowerPoint permite insertar imágenes desde distintos orígenes y ofrece herramientas de edición básica directamente sobre la propia imagen, sin necesidad de recurrir a un editor gráfico externo para los ajustes más habituales.

Orígenes de inserción (ficha Insertar > Imágenes)

• Este dispositivo: imagen guardada localmente en el equipo.
• Imágenes en línea / Stock Images: banco de imágenes, iconos y recortes (stickers) integrado en Office, con licencia libre de uso.
• Captura de pantalla: inserta directamente una captura de una ventana abierta o de una zona seleccionada de la pantalla, sin salir de PowerPoint.

Herramientas de edición de imagen (ficha Formato de imagen)

Posición, ajuste de texto y capas

• Alinear y Agrupar (Formato > Organizar): alinear varias imágenes entre sí (izquierda, centro, distribuir horizontalmente...) y agrupar varios objetos para moverlos como si fueran uno solo.
• Traer adelante / Enviar atrás: controla el orden de superposición (capas) cuando varios objetos se solapan.
• Panel de selección (Formato > Organizar > Panel de selección): lista todos los objetos de la diapositiva, permite mostrarlos, ocultarlos y reordenar sus capas por nombre.

14Formas, Iconos y Objetos Dibujados

Además de imágenes fotográficas, PowerPoint incluye una librería de formas vectoriales e iconos que permiten construir diagramas sencillos, resaltar zonas o crear elementos decorativos directamente dentro del programa, sin salir a un editor externo.

Insertar formas (Insertar > Formas)

• Categorías disponibles: líneas, rectángulos, formas básicas, flechas de bloque, formas de ecuación, diagramas de flujo, cintas y estrellas, llamadas y botones de acción.
• Al arrastrar para dibujar una forma, mantener pulsada Mayús dibuja proporciones regulares (un cuadrado perfecto en vez de un rectángulo, un círculo en vez de una elipse).
• Cada forma incorpora un controlador amarillo (adjustment handle) que permite modificar su geometría específica (por ejemplo, el grosor de una flecha o el redondeo de un rectángulo).
• Editar puntos (clic derecho sobre la forma > Editar puntos) permite deformar manualmente el contorno vectorial de la forma.

Formato de forma

• Relleno de forma: color sólido, degradado, imagen o textura, o sin relleno.
• Contorno de forma: color, grosor y estilo de línea (continua, discontinua).
• Efectos de forma: sombra, reflejo, iluminado, bisel, rotación 3D.
• Estilos rápidos: combinaciones predefinidas de relleno, contorno y efecto coherentes con el tema activo.
• Agregar texto: cualquier forma puede convertirse en un contenedor de texto haciendo clic sobre ella y escribiendo directamente.

Iconos vectoriales

Insertar > Iconos abre una librería de pictogramas vectoriales (formato SVG) organizados por categorías temáticas, gratuitos y de libre uso. Al insertarse, cada icono se puede recolorear, redimensionar sin perder calidad y, mediante Convertir en forma, editarse como cualquier otra forma vectorial (separar sus partes, cambiar el color de cada una de forma independiente).

15SmartArt: Gráficos de Información Jerárquica y de Proceso

SmartArt es una herramienta que convierte texto en diagramas visuales de forma automática: el usuario escribe una lista de ideas y PowerPoint las distribuye en un esquema gráfico predefinido (proceso, jerarquía, ciclo, relación...), ideal para representar visualmente estructuras organizativas, secuencias de pasos o relaciones entre conceptos sin necesidad de dibujar cada forma manualmente.

Categorías de diseño SmartArt

Crear y editar un SmartArt

1. Insertar. Insertar > SmartArt (o el icono central de un marcador de contenido) abre la galería completa organizada por categoría, con una vista previa y una descripción de uso recomendado de cada diseño.
2. Rellenar con el panel de texto. El panel de texto lateral (flecha en el borde izquierdo del SmartArt) permite escribir el contenido como una lista con niveles (Tab para bajar de nivel), y el diagrama se redibuja automáticamente.
3. Añadir y quitar formas. Diseño de SmartArt > Agregar forma inserta un nuevo elemento en el nivel adecuado; también puede añadirse pulsando Entrar al final de una línea dentro del panel de texto.
4. Cambiar el diseño. Diseño de SmartArt > Diseños permite cambiar de un esquema a otro (por ejemplo, de Proceso a Ciclo) conservando el texto ya introducido.
5. Aplicar estilo y color. Diseño de SmartArt > Estilos SmartArt y Cambiar colores aplican variaciones visuales coherentes con el tema de la presentación.
6. Convertir a formas independientes. Convertir > Convertir en formas separa el SmartArt en formas normales editables una a una, perdiendo la vinculación automática con el panel de texto.

También se puede seleccionar texto ya escrito en un marcador de contenido (una lista con viñetas) y convertirlo directamente en SmartArt con Inicio > Párrafo > Convertir en SmartArt, sin tener que reescribir el contenido.

16Tablas: Creación, Edición y Formato

Las tablas organizan datos en filas y columnas dentro de la diapositiva. Aunque comparten lógica con las tablas de Word o las hojas de Excel, en PowerPoint conviene mantenerlas breves: una tabla con demasiadas filas o columnas resulta ilegible a distancia durante la proyección.

Crear una tabla

• Insertar > Tabla > seleccionar el número de filas y columnas en la cuadrícula, o usar Insertar tabla... para especificarlo numéricamente.
• Icono de tabla en el centro de un marcador de contenido vacío.
• Dibujar tabla: herramienta de dibujo manual, útil para tablas con celdas de tamaño irregular.
• Pegar una tabla ya creada en Word o Excel, conservando el formato de origen o adaptándose al estilo de la tabla de destino según la opción de pegado elegida.

Edición de estructura

• Herramientas de tabla > Presentación: insertar/eliminar filas y columnas, combinar y dividir celdas, distribuir filas/columnas de forma uniforme.
• Alineación del texto dentro de la celda: horizontal y vertical, márgenes de celda y dirección del texto.
• Tabulador (Tab) al final de la última celda crea automáticamente una fila nueva.

Formato visual

• Herramientas de tabla > Diseño: estilos de tabla predefinidos coherentes con el tema, con opciones de fila de encabezado, fila de totales, filas/columnas con bandas de color alterno.
• Sombreado de celda, color y grosor de los bordes, y efectos (sombra, bisel) aplicables a la tabla completa o a celdas seleccionadas.
• Estilos de WordArt para el texto dentro de las celdas, para encabezados destacados.

17Gráficos: Creación, Tipos y Edición de Datos

Un gráfico representa visualmente datos numéricos, facilitando detectar tendencias, comparaciones o proporciones que en una tabla de cifras serían difíciles de percibir de un vistazo. PowerPoint utiliza el motor de gráficos de Excel: al insertar un gráfico se abre una hoja de cálculo vinculada donde se editan los datos de origen.

Tipos de gráfico más habituales

Crear y editar un gráfico

1. Insertar el gráfico. Insertar > Gráfico (o el icono central de un marcador de contenido) abre la galería de tipos; al elegir uno se inserta con datos de ejemplo y se abre una hoja de Excel vinculada.
2. Editar los datos. Herramientas de gráfico > Diseño > Editar datos reabre la hoja vinculada; los cambios se reflejan automáticamente en el gráfico de la diapositiva.
3. Elegir elementos del gráfico. El botón + junto al gráfico seleccionado (Elementos de gráfico) activa o desactiva ejes, título, etiquetas de datos, leyenda y líneas de cuadrícula.
4. Aplicar un estilo. El botón con el pincel (Estilos de gráfico) ofrece combinaciones de color y diseño coherentes con el tema de la presentación.
5. Filtrar series y categorías. El botón de embudo (Filtros de gráfico) permite mostrar u ocultar temporalmente series o categorías concretas sin borrar los datos.

También es posible pegar un gráfico ya creado en Excel mediante Pegado especial, eligiendo si queda vinculado al archivo Excel original (se actualiza si el origen cambia) o si se incrusta como una copia independiente.

18UD1 · La Imagen Corporativa en las Presentaciones

Toda presentación que se hace en nombre de una organización debe respetar su identidad corporativa: el conjunto de elementos visuales que la hacen reconocible. Usar la imagen corporativa de forma coherente transmite profesionalidad y refuerza la marca; ignorarla resta credibilidad al trabajo.

El manual de identidad visual

Es el documento que recoge todas estas normas: usos correctos e incorrectos del logotipo, paleta de color, tipografías, estilo de las imágenes y ejemplos de aplicación. Antes de diseñar una presentación corporativa hay que localizar la plantilla oficial de la organización y partir de ella; si no existe, se crea una (ver apartados 09 y 10 sobre el patrón de diapositivas y los temas) y se guarda como plantilla para reutilizarla.

• No mezclar la plantilla corporativa con temas o diseños descargados de terceros.
• Mantener el logotipo, la numeración y el pie en la misma posición en todas las diapositivas.
• Si la presentación es para un cliente externo, comprobar si debe llevar también la marca de ese cliente y en qué condiciones.

19UD1 · Principios de Diseño de una Presentación Eficaz

El diseño de una presentación no es decoración: es lo que hace que el público entienda y recuerde el mensaje. Unos pocos principios resuelven la mayoría de los casos.

Reglas orientativas habituales

• Regla 6×6: como máximo unas 6 líneas por diapositiva y unas 6 palabras por línea.
• Imágenes de calidad: fotografías nítidas y con licencia de uso; mejor una imagen grande que varias pequeñas.
• Datos = gráfico: una tendencia se ve mejor en un gráfico sencillo que en una tabla de números.
• Animación con criterio: solo para aparecer contenido por pasos o dirigir la atención, nunca como adorno.

20UD1 · La Audiencia y la Estructura del Mensaje

Antes de abrir el programa conviene responder a tres preguntas: a quién se dirige la presentación, para qué (informar, convencer, formar, vender) y en qué contexto se va a exponer. Las respuestas determinan el tono, el nivel de detalle y la duración.

Adaptar a la audiencia

• Nivel técnico: un comité de dirección necesita conclusiones y cifras; un equipo técnico, el detalle y el método.
• Conocimiento previo: si el público no domina el tema, hay que dedicar diapositivas a contexto antes de entrar en materia.
• Tiempo disponible: como referencia, entre 1 y 2 minutos por diapositiva de contenido. Ajustar el número de diapositivas al tiempo, no al revés.

Estructura recomendada

1. Portada. título, autor, organización y fecha.
2. Introducción. el problema o el objetivo, y qué se va a contar (índice).
3. Desarrollo. los puntos, en orden lógico, uno por diapositiva o grupo de diapositivas; se apoya en secciones (apartado 08) si la presentación es larga.
4. Conclusiones. el mensaje que debe quedar, sin introducir información nueva.
5. Cierre. resumen en una frase, próximos pasos y datos de contacto.

El panel de esquema (apartado 11) permite escribir y ordenar toda esta estructura en texto antes de dedicar tiempo al diseño de cada diapositiva.

21UD1 · Legibilidad: Tipografía, Color y Contraste

Una diapositiva se lee a varios metros de distancia y en pocos segundos. La legibilidad manda sobre la estética.

Tipografía

• Fuentes de palo seco (sin remates) para proyección: se leen mejor a distancia.
• Tamaños de referencia: títulos ≥ 28-32 pt, cuerpo ≥ 18-24 pt. Si no cabe, sobra texto.
• Como mucho dos fuentes en toda la presentación (una para títulos, otra para el cuerpo).
• Evitar el texto en mayúsculas sostenidas y el subrayado (se confunde con un enlace).

Color y contraste

• Contraste alto entre texto y fondo: texto oscuro sobre fondo claro, o texto claro sobre fondo oscuro.
• Sobre una fotografía, colocar el texto en una banda de color sólido o con sombra para que se lea.
• No transmitir información solo con el color (por ejemplo «lo verde está bien, lo rojo mal»): añadir un icono o una etiqueta, pensando en personas con daltonismo.
• Usar los colores del tema (apartado 10); reservar un color de acento para lo que se quiere destacar.

22UD1 · Errores Frecuentes y Cómo Evitarlos

23UD1 · Evaluación de los Resultados

Después de exponer, conviene valorar si la presentación cumplió su objetivo, para mejorar las siguientes. La evaluación tiene dos partes: el contenido y el diseño del archivo, y la exposición ante el público.

Lista de comprobación del archivo

• ¿Cada diapositiva defiende una sola idea y se entiende sin el ponente delante?
• ¿Se respetan la plantilla corporativa, los colores y las tipografías?
• ¿El texto es legible a distancia? ¿Los gráficos se leen?
• ¿La ortografía está revisada (apartado de revisión en la Parte II)?
• ¿La duración prevista encaja con el tiempo asignado?

Recoger retroalimentación

• Preguntas y comentarios del público durante y después de la sesión.
• Encuesta breve de satisfacción (claridad, utilidad, ritmo) si es una formación o un acto con muchos asistentes.
• Autoevaluación: qué diapositivas generaron dudas, dónde se perdió el hilo, qué sobró o faltó.
• Indicadores de resultado según el objetivo: decisión tomada, propuesta aprobada, contenidos asimilados en una prueba posterior.

Las conclusiones se anotan y se aplican a la siguiente versión de la presentación o a la plantilla común.

24UD1 · Organización y Archivo de las Presentaciones

En una organización se acumulan muchas presentaciones; sin un método para nombrarlas y guardarlas, se pierde tiempo buscándolas y se reutilizan versiones equivocadas.

Nomenclatura de archivos

• Nombre descriptivo y estable: AAAA-MM-DD_Proyecto_Tema_vNN (por ejemplo, 2026-03-12_Ventas_Resultados-Q1_v03.pptx).
• Fecha en formato año-mes-día para que el orden alfabético coincida con el cronológico.
• Número de versión con dos dígitos; una versión «final» se marca como tal y no se vuelve a tocar.
• Sin acentos ni caracteres especiales si el archivo va a viajar entre sistemas distintos.

Estructura de carpetas y versiones

• Carpeta por proyecto o por área, y dentro subcarpetas para plantillas, recursos (imágenes, logotipos) y entregas.
• Guardar en la ubicación compartida de la organización (OneDrive, SharePoint o unidad de red), no solo en el equipo local.
• Aprovechar el historial de versiones del almacenamiento en la nube en lugar de acumular copias «_v1», «_v2», «_bueno», «_bueno2».
• Archivar (mover a un histórico) las presentaciones antiguas para que la carpeta de trabajo solo tenga lo vigente.

Metadatos y propiedades del archivo

Desde Archivo > Información se rellenan el título, el autor, las etiquetas y los comentarios del archivo, lo que facilita después la búsqueda. El Inspector de documento permite eliminar información personal o notas internas antes de compartir la presentación fuera de la organización.

25UD1 · Entrega del Trabajo Realizado

La entrega es el último paso: hacer llegar la presentación a quien la ha pedido, en el formato adecuado y comprobada.

Elegir el formato de entrega

Comprobaciones antes de entregar

1. Revisar el contenido. ortografía, datos, nombres propios y que no queden diapositivas de borrador.
2. Incrustar recursos. Archivo > Opciones > Guardar > «Incrustar fuentes en el archivo»; comprobar que los vídeos y audios están insertados, no vinculados.
3. Inspeccionar el documento. quitar metadatos, comentarios y notas que no deban salir de la organización.
4. Comprobar la accesibilidad. texto alternativo en las imágenes y contraste suficiente.
5. Nombrar y enviar. aplicar la nomenclatura acordada y entregar por el canal previsto (correo, gestor documental, enlace), indicando la versión y la fecha.

Si la presentación forma parte de un encargo formal, se acompaña de una breve nota de entrega (qué se entrega, versión, cambios respecto a la anterior) y se guarda una copia en la carpeta de entregas del proyecto.