Elaboración de Hojas de Cálculo II

01Funciones Lógicas: SI, Y, O, NO

Las funciones lógicas evalúan una condición y devuelven un resultado distinto según sea verdadera o falsa, lo que permite automatizar decisiones dentro de una hoja de cálculo en lugar de tener que revisarlas manualmente.

Anidar funciones SI

Cuando hay más de dos resultados posibles, se pueden anidar varias funciones SI una dentro de otra. Por ejemplo, para calificar una nota en A1: =SI(A1>=9;"Sobresaliente";SI(A1>=7;"Notable";SI(A1>=5;"Aprobado";"Suspenso"))) evalúa las condiciones en cascada hasta encontrar la que se cumple. Cuando el número de niveles crece mucho, SI.CONJUNTO suele resultar más legible que anidar SI dentro de SI.

Combinar SI con Y / O

Es habitual combinar SI con Y u O para evaluar varias condiciones a la vez. Por ejemplo, para calcular una prima solo si las ventas superan 10.000 € y además el empleado lleva más de un año en la empresa: =SI(Y(B2>10000;C2>1);"Prima";"Sin prima").

• En la configuración regional española, los argumentos de las funciones se separan con punto y coma (;).
• Los operadores de comparación disponibles son =, <>, >, <, >= y <=.
• Los valores de texto dentro de una fórmula van siempre entre comillas dobres ("Aprobado"), mientras que los valores numéricos y las referencias de celda se escriben sin comillas.

02Funciones de Búsqueda y Referencia: BUSCARV, BUSCARH, BUSCARX

Las funciones de búsqueda permiten localizar un valor dentro de una tabla y devolver información relacionada de otra columna o fila, evitando tener que buscar manualmente en tablas grandes: son la base de operaciones como consultar el precio de un producto a partir de su código, o el nombre de un empleado a partir de su número de identificación.

La limitación clásica de BUSCARV

BUSCARV solo busca en la primera columna del rango indicado y siempre devuelve un valor situado a su derecha: si el dato que se necesita está a la izquierda de la columna de búsqueda, BUSCARV no puede resolverlo directamente. Por eso, durante años, la combinación ÍNDICE + COINCIDIR fue la alternativa preferida cuando había que buscar "hacia la izquierda" o cuando la posición de las columnas podía cambiar.

BUSCARX: la alternativa moderna

BUSCARX (disponible en Excel 365 y Excel 2021 en adelante) resuelve esa limitación de origen: separa la matriz donde se busca de la matriz de la que se devuelve el resultado, por lo que puede buscar en cualquier dirección sin necesidad de contar columnas. Además incluye de forma nativa un argumento para definir qué mostrar si no se encuentra el valor, sustituyendo al habitual SI.ERROR(BUSCARV(…);"No encontrado").

Ejemplo práctico: con una tabla de productos en A2:C100 (código, nombre, precio), para obtener el precio del código introducido en E1 se puede escribir =BUSCARV(E1;A2:C100;3;FALSO) o, con la función moderna, =BUSCARX(E1;A2:A100;C2:C100;"No encontrado").

03Funciones Condicionales: CONTAR.SI, SUMAR.SI, PROMEDIO.SI

Estas funciones combinan una operación estadística básica (contar, sumar, promediar) con una condición, permitiendo obtener resultados sobre subconjuntos de datos sin necesidad de filtrar previamente la información.

Escribir criterios

• Un valor exacto: "Madrid" o 100.
• Un operador de comparación como texto: ">100", "<>0", ">=01/01/2024".
• Comodines para texto parcial: "Ma*" (empieza por "Ma"), "*sur" (termina en "sur"), "?a?" (el carácter ? sustituye a una sola letra cualquiera).
• Una referencia de celda en lugar de un valor fijo, para que el criterio se pueda cambiar sin editar la fórmula: SUMAR.SI(B2:B100;">"&E1;C2:C100).

Casos prácticos habituales

1. Ventas totales de una región. =SUMAR.SI(RegiónDatos;"Norte";ImporteDatos) suma solo los importes de las filas cuya región es "Norte".
2. Número de pedidos pendientes. =CONTAR.SI(EstadoDatos;"Pendiente") cuenta cuántos pedidos tienen ese estado.
3. Ventas de un producto en un mes concreto. =SUMAR.SI.CONJUNTO(ImporteDatos;ProductoDatos;"Portátil";MesDatos;"Marzo") combina dos condiciones a la vez.

04Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas en Profundidad

En los fundamentos ya se vio que una referencia puede ser relativa (A1), absoluta ($A$1) o mixta ($A1 / A$1), y que esto determina si cambia o no al copiar una fórmula. Elegir correctamente el tipo de referencia es lo que permite escribir una única fórmula y copiarla de forma segura a decenas o cientos de celdas.

Cuándo usar cada tipo de referencia

• Relativa (A1): cuando el cálculo debe repetirse aplicando el mismo patrón a cada fila o columna, como calcular el total de cada línea de una tabla (=B2*C2, copiada hacia abajo).
• Absoluta ($A$1): cuando la fórmula debe apuntar siempre a la misma celda "fija", como un porcentaje de IVA, un tipo de cambio o un descuento único guardado en una celda de referencia.
• Mixta ($A1 ó A$1): cuando se necesita fijar solo la fila o solo la columna, típico de las tablas de doble entrada, como una tabla de multiplicar o una matriz de precios cruzando producto y región.

Ejemplo: tabla de precios con IVA fijo

1. Coloca el porcentaje de IVA en una celda fija. Por ejemplo, en $F$1 se escribe 0,21 (21 %).
2. Escribe el precio con IVA en la primera fila de datos. =B2*(1+$F$1), donde B2 es el precio sin IVA de esa fila.
3. Copia la fórmula hacia abajo. B2 se ajusta automáticamente a B3, B4… (referencia relativa), mientras que $F$1 permanece fijo en todas las filas (referencia absoluta).

La tecla F4: cambiar el tipo de referencia rápidamente

Con el cursor situado sobre una referencia dentro de la barra de fórmulas, la tecla F4 va alternando automáticamente entre los cuatro estados posibles: A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → de vuelta a A1. Es mucho más rápido que escribir los símbolos $ a mano, especialmente al construir fórmulas complejas.

Errores comunes al copiar fórmulas

• Olvidar fijar una referencia que debía ser absoluta: al copiar la fórmula, esa referencia "se mueve" y el cálculo empieza a apuntar a celdas vacías o incorrectas, normalmente detectado porque aparecen ceros o errores en cascada.
• Fijar una referencia que en realidad debía ser relativa: la fórmula copiada repite siempre el mismo valor en lugar de adaptarse a cada fila o columna.
• Confundir $A1 con A$1: revisar siempre, tras copiar, una muestra de las fórmulas resultantes (con Ctrl + ` se puede alternar la vista de la hoja para mostrar las fórmulas en lugar de los resultados).

05Nombres de Rango

Un nombre de rango asigna una palabra con significado (por ejemplo Ventas o IVA) a una celda o a un rango de celdas, de modo que se puede usar ese nombre dentro de las fórmulas en lugar de la referencia técnica (A2:A50). El resultado son fórmulas mucho más legibles y menos propensas a errores al copiarlas.

Crear un nombre

• Desde el cuadro de nombres: seleccionar el rango, escribir el nombre directamente en el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) y pulsar Enter.
• Desde el Administrador de nombres: Fórmulas > Administrador de nombres > Nuevo, especificando nombre, ámbito y el rango al que se refiere.
• Crear nombres desde la selección: Fórmulas > Crear desde la selección, útil cuando ya existe una tabla con encabezados y se quiere nombrar cada columna a partir de su título.

Reglas de nomenclatura

• No puede contener espacios (se usa guion bajo, por ejemplo Precio_Unitario).
• No puede empezar por un número ni coincidir con una referencia de celda válida (por ejemplo, no se puede llamar A1).
• Puede incluir letras, números, puntos y guiones bajos, pero no otros símbolos.
• No puede coincidir con palabras reservadas de Excel.

Ámbito de un nombre

Un nombre puede definirse con ámbito de libro (accesible desde cualquier hoja) o con ámbito de hoja (solo se reconoce dentro de esa hoja concreta, incluso si existe otro nombre igual definido en otra hoja con un rango distinto). El ámbito se elige al crear el nombre desde el Administrador de nombres.

Usar nombres en fórmulas

Una vez creado el nombre, se puede usar directamente en cualquier fórmula: =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(B2:B50), o =Precio_Unitario*Cantidad en lugar de =C2*D2. Al insertar una tabla de Excel (ver el apartado siguiente), sus columnas quedan automáticamente accesibles mediante referencias estructuradas, un mecanismo emparentado con los nombres de rango pero que se actualiza solo cuando la tabla crece o se reduce.

Gestionar y eliminar nombres

Desde Fórmulas > Administrador de nombres se pueden ver todos los nombres definidos en el libro, editar el rango al que apuntan o eliminarlos; conviene revisar y depurar periódicamente los nombres de rango en libros grandes para evitar acumulación de nombres obsoletos que ya no apuntan a datos útiles.

06Validación de Datos

La validación de datos limita lo que se puede introducir en una celda, evitando errores de entrada antes de que ocurran: es preferible impedir un dato incorrecto a tener que corregirlo después de que haya distorsionado un cálculo. Se configura desde Datos > Validación de datos.

Crear una lista desplegable

1. Selecciona las celdas donde quieres la lista. Puede ser una sola celda o un rango completo.
2. Ve a Datos > Validación de datos. En la pestaña Configuración, elige Permitir > Lista.
3. Define el origen. Un rango de celdas con los valores permitidos (por ejemplo =$H$1:$H$5), o una lista escrita directamente separada por punto y coma.
4. Acepta. La celda mostrará una flecha desplegable con las opciones definidas, impidiendo introducir cualquier otro valor si además se marca la casilla correspondiente en la pestaña Alertas de error.

Restricciones numéricas y de fecha

• Número entero o decimal: entre, mayor que, menor que, distinto de un valor o rango de valores.
• Fecha u hora: dentro de un intervalo determinado, útil para formularios de reserva o planificación.
• Longitud de texto: por ejemplo, exigir que un código tenga exactamente 8 caracteres.

Mensajes de entrada y de error

• Mensaje de entrada (pestaña Mensaje de entrada): un texto de ayuda que aparece al seleccionar la celda, antes de escribir nada.
• Mensaje de error (pestaña Alertas de error): se muestra cuando el dato introducido no cumple la regla; el estilo puede ser Detener (impide guardar el dato), Advertencia (permite continuar tras confirmar) o Información (solo informa).

Validación personalizada con fórmula

La opción Permitir > Personalizada admite cualquier fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, para impedir códigos de producto duplicados en la columna A a partir de la fila 2: =CONTAR.SI($A$2:$A$1000;A2)=1 solo permite introducir un valor si no existe ya en el resto de la columna.

07Formato Condicional Avanzado

El formato condicional cambia automáticamente el aspecto de una celda (color de fondo, de fuente, iconos…) en función de su valor o del de otras celdas, lo que permite detectar patrones, valores atípicos o incidencias de un vistazo, sin necesidad de leer cifra por cifra.

Reglas predefinidas

• Resaltar reglas de celdas: mayor que, menor que, entre, igual a, texto que contiene, una fecha que ocurre, valores duplicados.
• Reglas superiores/inferiores: el 10 % superior, los 5 valores más bajos, por encima o por debajo del promedio.
• Estas reglas se aplican desde Inicio > Formato condicional, sobre el rango seleccionado previamente.

Escalas de color, barras de datos e iconos

• Escalas de color: aplican un degradado (por ejemplo de rojo a verde) proporcional al valor de cada celda, ideal para mapas de calor de resultados.
• Barras de datos: dibujan una barra dentro de la propia celda cuya longitud es proporcional al valor, útil para comparar magnitudes de un vistazo.
• Conjuntos de iconos: asignan un símbolo (flechas, semáforos, estrellas…) según el rango en el que cae cada valor.

Reglas basadas en fórmula

La opción Nueva regla > Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato permite condiciones tan específicas como se necesite. Por ejemplo, para resaltar en amarillo las ventas de una fila que superan el promedio de toda la columna: =A2>PROMEDIO($A$2:$A$100), aplicada al rango A2:A100.

Administrador de reglas

Desde Inicio > Formato condicional > Administrar reglas se ve el listado completo de reglas aplicadas a la hoja, su orden de evaluación (que se puede cambiar con las flechas de subir/bajar), y la casilla Detener si es verdad, que impide que se evalúen reglas posteriores cuando una anterior ya se ha cumplido. Desde ahí también se pueden editar o eliminar reglas concretas.

08Ordenar y Filtrar Datos

Ordenar reorganiza físicamente las filas de una tabla según uno o varios criterios; filtrar, en cambio, oculta temporalmente las filas que no cumplen una condición sin modificar el orden de los datos. Ambas operaciones son imprescindibles para trabajar con tablas grandes.

Ordenación simple y de varios niveles

• Ordenación rápida: seleccionar una celda de la columna y usar los botones A→Z / Z→A de la pestaña Datos.
• Ordenación de varios niveles: Datos > Ordenar abre un cuadro donde se pueden añadir sucesivos criterios (por ejemplo, ordenar primero por región y, dentro de cada región, por importe de mayor a menor).
• Orden personalizado: además de alfabético o numérico, se puede ordenar según una lista personalizada (por ejemplo, meses del año en su orden natural en lugar de alfabético).

Autofiltro

Datos > Filtro (o Ctrl + Mayús + L) añade flechas desplegables en la fila de encabezados. Desde cada flecha se puede filtrar por valores concretos, por un criterio de texto o numérico ("contiene", "mayor que"…), o por el color de relleno o de fuente aplicado a las celdas.

Filtros avanzados

Datos > Avanzadas permite filtrar con criterios más complejos que el autofiltro estándar (por ejemplo, combinaciones de condiciones con Y/O entre distintas columnas), definidos en un rango de criterios aparte, y además puede copiar el resultado del filtro a otra ubicación de la hoja sin alterar los datos originales.

Quitar duplicados

Datos > Quitar duplicados elimina físicamente las filas repetidas de un rango o tabla, según las columnas que se marquen como relevantes para la comparación. A diferencia del formato condicional de "valores duplicados" (que solo resalta), esta herramienta borra los datos, por lo que conviene trabajar siempre sobre una copia o comprobar bien la selección antes de confirmar.

09Tablas de Excel

Convertir un rango de datos en una Tabla de Excel (no confundir con una simple cuadrícula de celdas con formato de tabla) añade un conjunto de funcionalidades propias que facilitan mucho trabajar con listas de datos que crecen con el tiempo: filtros automáticos, expansión automática y referencias estructuradas.

Convertir un rango en tabla

Con el rango de datos seleccionado (incluyendo encabezados), Insertar > Tabla o el atajo Ctrl + T; Excel detecta automáticamente el rango y la fila de encabezados, y permite elegir un estilo visual desde la pestaña Diseño de tabla.

Ventajas frente a un rango normal

Referencias estructuradas

Dentro de una tabla, las fórmulas pueden referirse a las columnas por su nombre en lugar de por su letra: =Tabla1[Precio]*Tabla1[Cantidad] calcula el producto de esas dos columnas para cada fila, y la fórmula se copia automáticamente a toda fila nueva que se añada a la tabla, sin necesidad de arrastrarla a mano.

Convertir una tabla de nuevo en rango

Si en algún momento se necesita volver a un rango normal (por ejemplo, para combinar la selección con otras herramientas que no admiten tablas), se puede hacer desde Diseño de tabla > Convertir en rango; se pierde la expansión automática y las referencias estructuradas, pero el formato visual y los datos se mantienen.

10Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica resume, agrupa y cruza grandes volúmenes de datos sin escribir una sola fórmula: basta con arrastrar los campos deseados a las áreas correspondientes y Excel calcula automáticamente los totales, subtotales y cruces necesarios. Es una de las herramientas más potentes de análisis de datos de Excel.

Crear una tabla dinámica

1. Selecciona los datos de origen. Idealmente una tabla de Excel (ver apartado anterior) o un rango con encabezados en la primera fila.
2. Ve a Insertar > Tabla dinámica. Excel propone automáticamente el rango de datos detectado.
3. Elige dónde colocarla. En una hoja nueva o en una ubicación existente del libro.
4. Arrastra los campos al panel de campos. Que aparece a la derecha una vez creada la tabla dinámica vacía.

Las cuatro áreas de una tabla dinámica

Configurar el campo de valor

Por defecto, un campo numérico en el área Valores se suma; haciendo clic en la flecha del campo > Configuración de campo de valor se puede cambiar a Cuenta, Promedio, Máximo, Mínimo, y también mostrar el resultado como % del total general, % de la fila o % de la columna en lugar de un valor absoluto.

Agrupar datos

Los campos de fecha se pueden agrupar automáticamente por meses, trimestres o años (clic derecho sobre una fecha del área de filas/columnas > Agrupar), y los campos numéricos se pueden agrupar en intervalos regulares (por ejemplo, tramos de edad de 10 en 10 años), simplificando el análisis de datos muy detallados.

Actualizar los datos

Una tabla dinámica no se recalcula sola cuando cambian los datos de origen: hay que actualizarla manualmente con el botón Actualizar (o clic derecho > Actualizar), o activar Actualizar al abrir el archivo desde las Opciones de tabla dinámica.

11Gráficos Dinámicos

Un gráfico dinámico es la representación visual de una tabla dinámica: se actualiza automáticamente cuando cambian los filtros o el resumen de la tabla asociada, lo que lo convierte en el complemento natural para presentar análisis de datos de forma interactiva.

Crear un gráfico dinámico

Con una tabla dinámica ya creada, Insertar > Gráfico dinámico genera automáticamente un gráfico vinculado a ella. También se puede crear directamente desde los datos de origen con Insertar > Gráfico dinámico > Gráfico dinámico, que crea a la vez la tabla dinámica de apoyo (aunque quede oculta) y el gráfico.

Segmentación de datos y escala de tiempo

• Segmentación de datos (slicers): botones visuales para filtrar rápidamente por los valores de un campo, sin tener que abrir el desplegable tradicional; se insertan desde Insertar > Segmentación de datos o desde la pestaña contextual Analizar tabla dinámica.
• Escala de tiempo: un control especializado para filtrar campos de fecha por días, meses, trimestres o años mediante una línea temporal deslizante, más cómodo que una segmentación normal para este tipo de datos.

Conectar varios elementos a un mismo segmentador

Un mismo segmentador de datos puede controlar a la vez varias tablas dinámicas y sus gráficos asociados, siempre que compartan el mismo origen de datos: se configura desde el segmentador, con clic derecho > Conexiones de informes, marcando todas las tablas dinámicas que deben responder al mismo filtro. Esto permite construir paneles de control (dashboards) donde un único filtro actualiza varios gráficos a la vez.

12Macros Básicas

Una macro es una secuencia de acciones grabada (o programada) que Excel puede reproducir automáticamente, útil para automatizar tareas repetitivas que de otro modo habría que repetir manualmente cada vez: dar formato a un informe, limpiar datos importados, generar un resumen periódico…

Habilitar la ficha Programador

La ficha Programador, que agrupa las herramientas de macros y VBA, no aparece visible por defecto: se activa desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta, marcando la casilla Programador en la lista de fichas principales.

Grabar una macro

1. Ve a Programador > Grabar macro. O usa el icono de grabación en la barra de estado.
2. Asigna un nombre y, opcionalmente, un método abreviado. El nombre no puede contener espacios.
3. Elige dónde guardarla. En Este libro (solo disponible en ese archivo), en un libro nuevo, o en el Libro de macros personal (disponible desde cualquier libro que se abra en ese equipo).
4. Realiza las acciones que quieres automatizar. Excel las va registrando literalmente, paso a paso, tal como se ejecutan.
5. Detén la grabación. Con Programador > Detener grabación.

Ejecutar una macro

• Desde Programador > Macros, seleccionando la macro deseada y pulsando Ejecutar.
• Con el método abreviado de teclado asignado al grabarla, si se definió alguno.
• Asignándola a un botón o a una forma insertada en la hoja (clic derecho sobre el objeto > Asignar macro), para poder ejecutarla con un solo clic.

Guardar el libro con macros

Un libro que contiene macros debe guardarse con la extensión .xlsm (Libro de Excel habilitado para macros); si se guarda como .xlsx normal, Excel avisa de que las macros se perderán. Al abrir un archivo .xlsm procedente de otra fuente, Excel muestra por seguridad una Advertencia de seguridad que hay que aceptar explícitamente (Habilitar contenido) para que las macros puedan ejecutarse.

Introducción al editor VBA

Toda macro grabada genera automáticamente código en VBA (Visual Basic for Applications), visible y editable desde el editor que se abre con Alt + F11. Revisar el código generado al grabar una macro sencilla es una buena forma de empezar a familiarizarse con VBA antes de escribir macros propias más avanzadas.

13Protección de Celdas, Hojas y Libros

Excel ofrece varios niveles de protección, desde bloquear celdas concretas para que no se puedan editar por error, hasta cifrar un libro completo con contraseña para que no pueda ni siquiera abrirse sin autorización.

Bloquear y desbloquear celdas

Por defecto, todas las celdas de una hoja están marcadas como "bloqueadas", pero ese bloqueo solo tiene efecto cuando además se protege la hoja. Para permitir que unas celdas concretas sigan siendo editables aunque la hoja esté protegida (por ejemplo, una zona de introducción de datos en un formulario), hay que seleccionarlas y desmarcar la casilla Bloqueada en Formato de celdas > pestaña Proteger, antes de proteger la hoja.

Proteger una hoja

Revisar > Proteger hoja abre un cuadro donde se puede establecer una contraseña opcional y marcar exactamente qué acciones se permiten seguir haciendo a pesar de la protección (por ejemplo, seleccionar celdas desbloqueadas, ordenar, usar autofiltro, dar formato a celdas…). Todo lo que no se marque queda bloqueado para cualquier usuario que no conozca la contraseña.

Proteger la estructura del libro

Revisar > Proteger libro impide, con contraseña opcional, que se añadan, eliminen, oculten o reordenen hojas dentro del libro, sin afectar a la posibilidad de editar el contenido de cada hoja (eso se controla por separado con la protección de hoja).

Permitir que los usuarios editen rangos

Revisar > Permitir editar rangos permite definir excepciones dentro de una hoja protegida: se puede autorizar a editar ciertos rangos concretos únicamente a quien conozca una contraseña específica de ese rango, distinta de la contraseña general de la hoja, útil cuando varias personas comparten un mismo libro pero cada una solo debe tocar su propia zona.

Proteger con contraseña de apertura

Para impedir que el archivo se abra sin autorización (más allá de proteger su contenido una vez abierto): Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña. Sin esa contraseña, el archivo no se puede abrir en absoluto; conviene guardar la contraseña en un lugar seguro, ya que Excel no ofrece forma de recuperarla si se olvida.

14Trabajo con Varias Hojas y Libros Vinculados

Muchos análisis reales combinan datos repartidos en varias hojas de un mismo libro, o incluso en libros distintos. Excel permite construir fórmulas que atraviesan esas fronteras, siempre que se sepa cómo referenciarlas correctamente y cómo mantener esos vínculos actualizados.

Fórmulas entre hojas

Para referenciar una celda de otra hoja del mismo libro se antepone el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación: =Hoja2!A1. Cuando el cálculo debe recorrer varias hojas consecutivas con la misma estructura (por ejemplo, una hoja por mes), se puede usar una referencia 3D, indicando la primera y la última hoja del rango: =SUMA(Enero:Diciembre!B2) suma la celda B2 de todas las hojas desde "Enero" hasta "Diciembre", en el orden en que aparecen sus pestañas.

Consolidar datos de varias hojas

Cuando varias hojas tienen una estructura similar pero no idéntica, Datos > Consolidar permite combinar sus datos (sumándolos, promediándolos, etc.) en una hoja de resumen, emparejando las filas y columnas por su rótulo en lugar de por su posición exacta, lo que la hace más flexible que las fórmulas 3D cuando el orden de las filas varía de una hoja a otra.

Vincular libros externos

Una fórmula puede hacer referencia a una celda de otro archivo distinto: =[Presupuesto2026.xlsx]Enero!A1. Mientras el libro de origen está abierto, Excel muestra la ruta completa solo entre corchetes; si está cerrado, la referencia incluye además la ruta completa de la carpeta donde se encuentra el archivo.

Actualizar y editar vínculos

• Al abrir un libro que contiene vínculos a otros archivos, Excel pregunta si se desean actualizar los valores vinculados; conviene comprobar el origen antes de aceptar en archivos de procedencia desconocida.
• Datos > Editar vínculos muestra todos los libros externos referenciados, permitiendo actualizar sus valores manualmente, cambiar el origen (por ejemplo, si el archivo se ha movido o renombrado) o romper el vínculo, convirtiendo las fórmulas en sus últimos valores calculados.

Precauciones con los vínculos entre libros

Mover, renombrar o eliminar el archivo de origen rompe los vínculos existentes, que empiezan a devolver errores #REF! hasta que se corrige la ruta desde Editar vínculos. Por esa razón, para compartir un archivo con datos vinculados fuera del equipo o carpeta original conviene, o bien mantener juntos ambos archivos, o bien romper los vínculos y dejar solo los valores calculados si el destinatario no va a necesitar actualizarlos.

15Comentarios y Notas en las Celdas

Excel ofrece dos mecanismos para añadir información a una celda sin modificar su contenido, pensados para la revisión y el trabajo en equipo.

Trabajar con comentarios

1. Insertar. pestaña Revisar > Nuevo comentario, o clic derecho sobre la celda > Nuevo comentario (Mayús+F2). La celda muestra un indicador en la esquina superior.
2. Revisar. los botones «Anterior» y «Siguiente» del grupo Comentarios recorren todos los del libro; «Mostrar comentarios» abre el panel lateral con la lista completa.
3. Responder y resolver. escribir en el campo «Responder»; cuando el asunto está cerrado, «Resolver el hilo» lo atenúa sin borrarlo.
4. Editar o eliminar. desde el propio globo del comentario, o con clic derecho > Eliminar comentario.

• Al imprimir se puede elegir (Configurar página > Hoja > Comentarios) que salgan «Al final de la hoja» o «Como en la hoja».
• Una nota se convierte en comentario con hilo desde clic derecho > «Convertir en comentario».

16Control de Cambios y Gestión de Revisiones

El control de cambios registra quién modifica cada celda y cuándo, para que el responsable del libro pueda revisar cada modificación y aceptarla o rechazarla. En las versiones de escritorio recientes es una función heredada que hay que activar manualmente.

Activar el control de cambios

1. Añadir los comandos. Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido > «Todos los comandos» > agregar «Resaltar cambios (heredado)» y «Aceptar o rechazar cambios (heredado)».
2. Activar. pulsar «Resaltar cambios» y marcar «Efectuar control de cambios al modificar». Al hacerlo, el libro pasa a estar compartido.
3. Filtrar qué se resalta. por fecha («Desde la última vez que se guardó», «Todos»...), por autor y por rango de celdas.

Revisar los cambios

• Cada celda modificada se marca con un borde de color y un triángulo; al pasar el ratón se ve el autor, la fecha y el valor anterior.
• «Aceptar o rechazar cambios» recorre uno a uno cada cambio pendiente y permite Aceptar, Rechazar, Aceptar todos o Rechazar todos.
• El historial de cambios puede volcarse a una hoja aparte («Mostrar cambios en una hoja nueva») para dejar constancia documental.

17Libros Compartidos y Coautoría en Tiempo Real

Compartir un libro permite que varias personas trabajen sobre el mismo archivo. Excel dispone de dos modelos, uno antiguo y uno actual.

Coautoría (recomendado)

1. Guardar en la nube. Archivo > Guardar como > OneDrive o SharePoint. Sin esto no hay coautoría.
2. Compartir. botón «Compartir» (arriba a la derecha) > escribir los correos o generar un enlace, eligiendo el permiso «Puede editar» o «Puede ver».
3. Editar a la vez. cada persona aparece con un color; se ven sus selecciones y sus cambios al instante, con el guardado automático activado.
4. Revisar lo que ha cambiado. Revisar > «Mostrar cambios» lista todas las ediciones (celda, autor, valor anterior y nuevo, fecha) y se puede filtrar por hoja, rango o persona.

Libro compartido heredado

• Se activa con el comando «Compartir libro (heredado)» > pestaña Edición > «Permitir la modificación por varios usuarios a la vez».
• Pestaña «Uso avanzado»: días que se conserva el historial, frecuencia de actualización y cómo resolver los conflictos entre ediciones.
• Al abrir un libro compartido, la barra de título indica «[Compartido]»; los conflictos (dos personas cambian la misma celda) se resuelven con un cuadro de diálogo.

Proteger y controlar el acceso

Compartir se combina con la protección vista en el apartado 13: se pueden proteger celdas o rangos concretos, «Permitir que los usuarios modifiquen rangos» con contraseñas distintas por zona, y proteger la estructura del libro para que nadie añada, borre u oculte hojas.

18Esquemas y Subtotales

Cuando una lista de datos tiene una estructura jerárquica (categoría → subcategoría → detalle), Excel puede agruparla en niveles que se contraen y expanden, y calcular totales parciales automáticos en cada grupo.

Esquema (agrupar y desagrupar)

1. Agrupar manualmente. seleccionar las filas (o columnas) de un bloque y usar Datos > Agrupar. Aparece a la izquierda una barra con los botones de nivel 1 2 3 y los signos + / − para contraer o mostrar cada grupo.
2. Esquema automático. Datos > Agrupar > «Autoesquema»: Excel deduce los niveles a partir de las fórmulas de resumen ya existentes.
3. Quitar el esquema. Datos > Desagrupar > «Borrar esquema».

Subtotales automáticos

1. Ordenar primero. ordenar la lista por la columna que define los grupos (por ejemplo, «Departamento»); si no, los subtotales salen fragmentados.
2. Datos > Subtotal. elegir «Para cada cambio en» (la columna de grupo), la función («Suma», «Promedio», «Cuenta»...) y las columnas a las que aplicarla.
3. Resultado. Excel inserta una fila de subtotal tras cada grupo y una fila de total general, y crea el esquema de niveles para ver solo los totales o todo el detalle.
4. Quitar. Datos > Subtotal > «Quitar todos».

• Marcar «Resumen debajo de los datos» o desmarcarlo cambia si los totales van al final o al principio de cada grupo.
• Con el esquema contraído en el nivel 2, al copiar solo se copian las filas visibles si antes se usa Inicio > Buscar y seleccionar > «Ir a Especial > Solo celdas visibles».
• Para análisis más flexibles (varias dimensiones a la vez) es preferible una tabla dinámica (apartado 10).

19Importar y Exportar Datos entre Aplicaciones

Es habitual que los datos no se escriban a mano en Excel, sino que lleguen de otro programa (un ERP, una base de datos, una web, un archivo de texto) y que después haya que enviarlos a otra aplicación.

Importar datos

• Los datos importados con «Obtener datos» quedan como una consulta actualizable: Datos > Actualizar todo vuelve a leer el origen sin repetir el proceso.
• Texto en columnas (Datos > Texto en columnas) separa en varias columnas un texto ya pegado en una sola (por ejemplo «Apellidos, Nombre»).
• Al importar números, vigilar el separador decimal y que los códigos con ceros a la izquierda (CP, DNI) se traten como texto.

Exportar datos

• Guardar como > CSV UTF-8, texto delimitado por tabulaciones, o formato OpenDocument (.ods), para llevar los datos a otra aplicación.
• Guardar como PDF del rango o de la hoja, para entregar un informe no editable.
• Copiar un rango o un gráfico y pegarlo en Word o PowerPoint: «Pegar vínculo» mantiene la conexión y actualiza el destino cuando cambian los datos en Excel; «Pegar como imagen» lo congela.