Elaboración de Documentos de Texto II

01Evolución de Microsoft Word y Compatibilidad entre Versiones

Microsoft Word ha ido incorporando, versión tras versión, funciones cada vez más avanzadas: desde el formato de texto básico de sus primeras ediciones hasta las herramientas actuales de dibujo, gráficos, colaboración en la nube y automatización mediante macros. Esta evolución constante obliga a prestar atención a la compatibilidad entre versiones a la hora de compartir documentos, especialmente cuando conviven equipos con versiones distintas del programa.

• Los documentos .docx, formato nativo desde Word 2007, son compatibles entre todas las versiones modernas del programa.
• Word permite guardar en el formato anterior .doc para garantizar la compatibilidad con Word 97-2003, aunque a costa de perder funciones modernas.
• Funciones como SmartArt, el WordArt moderno, los efectos 3D o la coautoría en tiempo real no se conservan correctamente al guardar en versiones antiguas.
• El Comprobador de compatibilidad (Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar compatibilidad) analiza el documento antes de guardarlo e indica qué elementos concretos dejarán de funcionar en versiones anteriores de Word.

02Tablas Complejas: Autoformato, Menú Contextual y Propiedades de Tabla

Autoformato de tablas

El Autoformato permite aplicar estilos predefinidos a tablas complejas para mejorar su diseño y legibilidad sin tener que dar formato manualmente a cada celda.

1. Insertar o seleccionar la tabla. sobre la que se quiere aplicar el estilo.
2. Ir a la pestaña contextual Diseño de tabla. que aparece al seleccionar cualquier celda de la tabla.
3. Abrir la galería de Estilos de tabla. flecha desplegable "Más", con decenas de combinaciones de color y trama predefinidas.
4. Elegir o personalizar un estilo. y ajustar después opciones como filas de encabezado, filas con bandas, primera columna o fila de totales.

Menú contextual de las tablas

El clic derecho sobre una tabla ofrece ajustes rápidos muy útiles para modificar la orientación y presentación del contenido:

• Dirección del texto: gira el texto de una celda 90° o 270°, muy usado en encabezados verticales de tablas estrechas.
• Alineación de celda: centra el contenido o lo alinea arriba/abajo y a izquierda/derecha/centro dentro de la celda.
• Autoajustar: "Ajustar al contenido" adapta cada columna al texto más largo, "Ajustar a la ventana" reparte la tabla entre los márgenes, y "Ancho de columna fijo" impide que el contenido altere el ancho.

Propiedades de tabla

El cuadro de diálogo Propiedades de tabla (clic derecho > Propiedades de tabla) permite un control más detallado sobre el tamaño, la alineación, los márgenes y el comportamiento del texto alrededor de la tabla.

• Alineación de la tabla completa: izquierda, centro o derecha respecto al margen del documento.
• Ajuste de texto: permite que el texto del documento rodee la tabla en lugar de quedar siempre por encima y por debajo de ella.
• Márgenes de celda: espacio interno entre el borde de la celda y su contenido, configurable de forma global o por celda.
• Fila y columna: permite fijar alturas y anchos exactos en lugar de dejarlos automáticos.

03Tablas Anidadas, Imágenes en Celdas y Conversión Tabla-Texto

Anidar tablas e insertar imágenes en celdas

Word permite insertar una tabla dentro de una celda de otra tabla (tabla anidada) y también incrustar imágenes dentro de las celdas, para enriquecer visualmente el contenido de fichas, catálogos o comparativas.

1. Crear la tabla principal. con la estructura general del contenido.
2. Anidar una tabla. situar el cursor en la celda de destino e insertar una nueva tabla desde Insertar > Tabla; quedará contenida dentro de esa celda.
3. Insertar una imagen en una celda. situar el cursor en la celda y usar Insertar > Imágenes; después ajustar su tamaño y posición desde Formato de imagen, y añadir un texto alternativo si es necesario para accesibilidad.

Convertir tabla en texto y viceversa

Word permite transformar fácilmente tablas en texto plano y, a la inversa, convertir texto ya escrito en una tabla, siempre que respete un separador coherente entre los futuros valores de cada columna.

• De tabla a texto: seleccionar la tabla, ir a Presentación de tabla > Convertir en texto, y elegir el separador que se insertará entre los antiguos contenidos de cada celda (tabulación, punto y coma u otro carácter).
• De texto a tabla: escribir el texto separando los futuros valores con tabulaciones o comas, seleccionarlo, e ir a Insertar > Tabla > Convertir texto en tabla; Word detecta automáticamente cuántas columnas necesita según el separador elegido.

04Columnas en el Documento: Equilibrar la Longitud e Insertar Imágenes

Equilibrar columnas

Al maquetar un documento en varias columnas —típico de boletines o folletos—, es habitual que la última columna quede visiblemente más corta que las demás al terminar el texto. Word permite equilibrar automáticamente su longitud.

1. Situar el cursor en el texto en columnas. o seleccionar el fragmento afectado.
2. Ir a Disposición > Columnas > Más columnas. para acceder a las opciones avanzadas de columnas.
3. Insertar un salto de sección continuo al final del texto en columnas. si el equilibrado no se aplica automáticamente, forzando así que Word reparta el contenido de forma uniforme entre todas las columnas antes de ese punto.

Insertar y ajustar imágenes en columnas

Las imágenes pueden insertarse dentro de un texto distribuido en columnas y ajustarse para adaptarse a su flujo, manteniendo una presentación clara y profesional.

• Tras insertar la imagen, seleccionar Opciones de diseño (icono junto a la imagen) o Ajuste de texto en la pestaña Formato.
• "Cuadrado" y "Estrecho" hacen que el texto de la columna rodee la imagen; "Arriba y abajo" deja franjas de texto por encima y por debajo, sin invadir los laterales.
• "A través" ajusta el texto siguiendo incluso el contorno irregular de la imagen, si esta tiene fondo transparente.
• Activar "Anclar al texto" o "Mover con el texto" mantiene la imagen ligada al párrafo de referencia aunque se edite el contenido alrededor.

05Barra de Herramientas Dibujo: Insertar Imágenes, Autoformas y Gráficos

La barra de herramientas Dibujo (en versiones antiguas de Word, hoy integrada en la pestaña Insertar y en la pestaña contextual Formato de forma) reúne los botones para insertar y editar elementos gráficos: formas, líneas, cuadros de texto y efectos visuales. Se accede a ella desde Insertar > Formas, o activándola manualmente en las versiones que aún la conservan como barra independiente.

Word permite insertar tres grandes tipos de elementos gráficos que enriquecen visualmente el documento:

• Imagen: Insertar > Imágenes, eligiendo un archivo del dispositivo o una imagen en línea.
• Autoformas: Insertar > Formas, con figuras geométricas, flechas, líneas, llamadas y estrellas.
• Gráficos (SmartArt o Gráfico): Insertar > SmartArt para diagramas de procesos, jerarquías o ciclos, e Insertar > Gráfico para representaciones estadísticas como barras, sectores o líneas.

Combinando estos tres elementos —por ejemplo, una imagen decorativa, varias autoformas con texto y un SmartArt tipo lista— se pueden componer páginas de estilo infografía dentro del propio documento de Word, sin recurrir a un programa de diseño externo.

06Objetos de Dibujo: Efectos 3D, Tamaño, Color y Texto en Autoformas

Atributos 3D

Las autoformas pueden tomar relieve y profundidad gracias a los efectos 3D disponibles en Word: se selecciona el objeto y, desde Formato de forma > Efectos de forma > Giro 3D, se aplica rotación, profundidad (perspectiva), iluminación y ángulos personalizados, partiendo de estilos preestablecidos o configurando cada parámetro manualmente desde "Más opciones de giro 3D".

Cambiar el tamaño con el ratón

Cualquier objeto gráfico puede redimensionarse arrastrando con el ratón los controladores (los círculos y cuadrados de sus bordes): desde una esquina se mantienen las proporciones originales, mientras que desde un lateral o desde arriba/abajo se amplía solo en esa dirección, deformando el objeto. Mantener pulsada la tecla Mayús durante el arrastre conserva la proporción, y Alt permite un ajuste más preciso, sin ceñirse a la cuadrícula invisible del documento.

Atributos de color

Personalizar el color de los objetos mejora la jerarquía visual del documento. Desde la pestaña Formato de forma:

• Relleno de forma: cambia el color interior del objeto, con opciones de color sólido, degradado, textura o imagen de relleno.
• Contorno de forma: ajusta el color, el grosor y el estilo de línea del borde del objeto.
• Efectos de forma: añade sombra, iluminado, reflejo o bisel para dar profundidad visual sin necesidad del giro 3D completo.

Texto en autoformas

Las autoformas admiten texto directamente en su interior, algo muy útil para etiquetas, diagramas o botones: clic derecho sobre la forma > Agregar texto, y escribir dentro de ella como si fuera un cuadro de texto. El formato del texto (fuente, tamaño, color) se ajusta igual que en cualquier otro texto del documento, y la opción "Ajuste automático del texto" adapta el tamaño de la letra para que quepa dentro de la forma sin desbordarla.

07Gráficos: Crear a Partir de Datos, Importar desde Excel y Personalizar

Crear un gráfico desde datos del documento

1. Insertar > Gráfico. y elegir el tipo deseado: columnas, barras, líneas, circular, área, dispersión...
2. Rellenar la hoja de datos emergente. Word abre una mini hoja de cálculo integrada (basada en Excel) donde se introducen o pegan directamente los valores y las categorías del gráfico.
3. Comprobar la actualización automática. el gráfico se redibuja al instante según los datos introducidos, y el número de series o categorías puede ampliarse o reducirse arrastrando el borde azul de la selección en la hoja emergente.

Importar datos desde Excel

Cuando los datos ya existen en una hoja de cálculo de Excel, resulta más preciso reutilizarlos que volver a teclearlos: se crea el gráfico en Word (Insertar > Gráfico > tipo), se abre el archivo de Excel original, se copia el rango de celdas deseado y se pega directamente en la ventana de datos del gráfico de Word, que refleja de inmediato la información importada. Si los datos de origen cambian con frecuencia, puede resultar más práctico incrustar o vincular el gráfico directamente desde Excel mediante Insertar > Objeto > Desde archivo.

Modificar y agregar elementos con el menú contextual

Una vez creado, el gráfico admite una amplia personalización a través del clic derecho sobre cualquiera de sus partes (barras, ejes, área del gráfico):

• Agregar elemento de gráfico: título del gráfico, título de los ejes, leyenda, etiquetas de datos o líneas de cuadrícula.
• Formato de serie de datos: cambia colores, bordes o efectos de una serie concreta de valores.
• Cambiar tipo de gráfico o Editar datos: permite reconvertir el gráfico o corregir los valores de origen sin volver a crearlo desde cero.
• Diseños rápidos y Estilos de gráfico, disponibles en la pestaña contextual Diseño, aplican combinaciones predefinidas de todos estos elementos en un solo clic.

08Organigramas: Insertar y Modificar el Formato con SmartArt

Insertar un organigrama

Los organigramas son diagramas jerárquicos que representan estructuras organizativas (departamentos, cargos, líneas de mando), y Word los genera fácilmente con la herramienta SmartArt.

1. Insertar > SmartArt. abre el catálogo de diagramas disponibles.
2. Elegir la categoría Jerarquía. y dentro de ella un diseño como "Organigrama" u "Organigrama con nombre y cargo".
3. Pulsar Aceptar. aparece el gráfico con cuadros de texto editables listos para rellenar.
4. Introducir los nombres y cargos. desde el panel de texto lateral o directamente dentro de cada cuadro; el panel admite sangrías con Tab y Mayús+Tab para añadir o reordenar niveles con rapidez.

Modificar el formato de un organigrama

Una vez insertado, el organigrama se puede personalizar por completo para mejorar su apariencia y coherencia con el estilo del documento.

• Diseño SmartArt (pestaña Diseño): estilos jerárquicos verticales, horizontales o apilados, y el botón "Agregar forma" para insertar subordinados, compañeros o superiores adicionales; "Subir/Bajar nivel" y "Mover arriba/abajo" reorganizan la estructura.
• Colores y estilos visuales: "Cambiar colores" aplica una paleta coherente al conjunto, mientras que la pestaña Formato permite modificar el relleno, contorno y efectos de cada cuadro por separado.
• Formato de texto: negrita, cursiva, alineación o tipo de letra, aplicables desde Inicio o desde Formato de texto sobre la selección.

Agrupar el organigrama completo y activar la opción "No mover con el texto" en sus propiedades de posición fija el diagrama en su sitio al seguir maquetando el resto del documento.

09Diagramas y Diagramas de Secuencia con SmartArt

Crear un diagrama con SmartArt

Los diagramas representan gráficamente conceptos, flujos, procesos o relaciones entre elementos, y se insertan mediante la misma herramienta SmartArt que los organigramas, aunque con categorías distintas según el propósito: Lista, Proceso, Ciclo, Jerarquía, Relación, Matriz o Pirámide.

1. Insertar > SmartArt. y elegir la categoría adecuada al tipo de información que se quiere representar.
2. Seleccionar un diseño concreto. por ejemplo, "Proceso básico" dentro de la categoría Proceso.
3. Rellenar los cuadros del diagrama. escribiendo el texto desde el panel lateral o directamente sobre cada elemento del gráfico.

Diagramas de secuencia

Word no dispone de un tipo de diagrama de secuencia como los que se usan en UML (con líneas de vida y mensajes entre objetos), pero puede construirse uno de dos formas:

• Con SmartArt: Insertar > SmartArt > Proceso, eligiendo un diseño como "Proceso detallado con imágenes" o "Proceso de flechas verticales", y escribiendo en cada etapa una acción secuencial; se pueden duplicar o añadir más elementos según haga falta.
• Con formas manuales: Insertar > Formas, combinando rectángulos (etapas), flechas (flujo) y conectores, y agrupando y alineando el conjunto para lograr una presentación ordenada. Activar la cuadrícula y las guías desde la pestaña Vista ayuda a colocar cada elemento con precisión.

10Referencias en los Documentos: Notas al Pie/Final y Marcadores

Notas al pie y notas al final

Las notas al pie y las notas al final permiten incluir comentarios, aclaraciones o referencias bibliográficas sin interrumpir el flujo del texto principal: la nota al pie aparece al final de la misma página donde se inserta, mientras que la nota al final se agrupa junto con todas las demás al final del documento.

1. Situar el cursor. al final de la palabra o frase a la que se quiere añadir la nota.
2. Ir a la pestaña Referencias. y hacer clic en Insertar nota al pie o Insertar nota al final.
3. Escribir el contenido de la nota. Word inserta automáticamente el número de referencia correspondiente, tanto en el texto como junto a la nota.
4. Personalizar la numeración. desde el selector de opciones de la esquina del grupo Notas al pie, cambiando el formato del número (arábigo, romano, letras o símbolos) y su ubicación.

Marcadores

Los marcadores permiten etiquetar una parte específica del documento para referenciarla fácilmente más adelante, y son especialmente útiles para crear vínculos internos dentro del propio documento.

• Insertar un marcador: seleccionar el texto o la posición deseada, ir a Insertar > Marcador, asignarle un nombre (sin espacios ni caracteres especiales) y pulsar Agregar.
• Ir a un marcador: Insertar > Marcador, seleccionar su nombre en la lista y pulsar Ir a.
• Los marcadores no son visibles en el documento por defecto, pero pueden mostrarse entre corchetes grises desde Archivo > Opciones > Avanzadas > Mostrar marcadores.
• Un marcador puede convertirse en destino de un hipervínculo, permitiendo saltar directamente a esa parte del documento desde cualquier otro punto.

11Referencias Cruzadas y Tablas de Contenido

Referencias cruzadas

Las referencias cruzadas insertan vínculos automáticos a títulos, tablas, figuras, marcadores u otros elementos del documento, de forma que un texto como "Ver sección 3.2 en la página 14" se mantiene siempre correcto aunque esa sección cambie de posición.

1. Situar el cursor donde irá la referencia. dentro del texto.
2. Ir a Referencias > Referencia cruzada. y elegir el tipo de elemento al que se hace referencia (título, marcador, tabla, ilustración...).
3. Elegir qué texto debe mostrarse. por ejemplo, "Número de página" o "Texto del título", y pulsar Insertar.

Tras modificar el documento, seleccionar todo el texto con Ctrl+E y pulsar F9 actualiza de golpe todas las referencias cruzadas, evitando que queden desactualizadas respecto al contenido real.

Tablas de contenido

La tabla de contenido (índice automático) resume la estructura del documento a partir de sus títulos, y se actualiza automáticamente conforme estos se editan, siempre que se hayan aplicado con los estilos de Word Título 1, Título 2, Título 3, etc.

• Crear la tabla: situar el cursor donde se quiere insertar (normalmente al inicio del documento) e ir a Referencias > Tabla de contenido, eligiendo un diseño automático o personalizado.
• Actualizar la tabla: clic sobre ella > Actualizar tabla, pudiendo elegir entre actualizar solo los números de página o la tabla completa (si se han añadido o quitado títulos).
• Personalizar la tabla: desde Referencias > Tabla de contenido > Tabla de contenido personalizada se puede cambiar el número de niveles incluidos, el formato visual, quitar los guiones o puntos de relleno, o mostrar los números de página alineados a la derecha.

12Documentos Maestros y Subdocumentos

Un documento maestro es un archivo de Word que actúa como contenedor de otros documentos independientes, llamados subdocumentos, y resulta ideal para trabajos largos como manuales, tesis o libros divididos en capítulos: permite organizar el contenido por capítulos o secciones, editar cada subdocumento de forma independiente, y actualizar y navegar por el conjunto desde el documento principal.

Crear un documento maestro

1. Abrir un documento nuevo. que hará de contenedor.
2. Ir a la pestaña Vista. y activar la Vista Esquema.
3. Marcar "Mostrar documento". dentro del panel de herramientas de esquema, para revelar los comandos de subdocumentos.
4. Pulsar Crear. para empezar a establecer subdocumentos dentro del maestro.

Crear subdocumentos

Los subdocumentos son archivos independientes que se insertan dentro del documento maestro y pueden editarse tanto desde él como por separado, abriendo directamente su propio archivo .docx.

• Crear: genera un subdocumento nuevo y vacío directamente desde la vista esquema del maestro.
• Insertar: añade un documento .docx ya existente como subdocumento del maestro.
• Word muestra una línea horizontal delimitando cada subdocumento, y cada sección puede contraerse o expandirse con los botones de esquema.
• Conviene asignar nombres claros a cada subdocumento (por ejemplo, "Capítulo1_Introducción.docx") y guardarlos todos en la misma carpeta que el maestro, para no romper los vínculos.

Trabajar con un documento maestro

• Contraer o expandir los subdocumentos para centrarse solo en una parte del trabajo.
• Bloquear o desbloquear subdocumentos para permitir o impedir su edición individual desde el maestro.
• Actualizar de forma centralizada los títulos y los índices del documento completo.
• Reorganizar el orden de las secciones arrastrándolas directamente en la vista esquema.

Al reorganizar varios niveles jerárquicos conviene trabajar con copias de seguridad, y evitar mover los subdocumentos fuera de la carpeta del maestro para no romper los vínculos que los mantienen unidos.

13Macros: Grabación, Ejecución, Inserción en Barra, Modificación y Eliminación

Grabar una macro

Una macro es una secuencia de acciones que se graba una vez y después se ejecuta automáticamente para repetir una tarea, sin necesidad de programar en VBA (Visual Basic para Aplicaciones), aunque el código generado también puede editarse manualmente por quien conozca ese lenguaje.

1. Vista > Macros > Grabar macro. abre el cuadro de configuración inicial.
2. Asignar un nombre sin espacios. y elegir dónde se guardará: en el documento actual, o en la plantilla Normal.dotm para que esté disponible en todos los documentos.
3. Asociarla opcionalmente a un botón o a una combinación de teclas. para poder ejecutarla más rápido en el futuro.
4. Realizar la tarea deseada. paso a paso, tal como se quiere que se repita después.
5. Vista > Macros > Detener grabación. al terminar la secuencia de acciones.

Insertar una macro en una barra

Una macro grabada puede añadirse como botón personalizado para acceder a ella con un solo clic, por dos vías:

• Barra de acceso rápido: flecha desplegable de la barra > Más comandos > categoría Macros > seleccionar la macro > Agregar; opcionalmente se puede cambiar su icono y su nombre visible.
• Cinta de opciones personalizada: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, crear un grupo nuevo en una pestaña (existente o nueva), elegir "Macros" en "Comandos disponibles en" y agregar la macro deseada.

Ejecutar una macro

• Vista > Macros > Ver macros, seleccionar la macro en la lista y pulsar Ejecutar.
• Desde el botón que se le haya asignado en la barra de acceso rápido o en la cinta.
• Mediante el atajo de teclado, si se le asignó uno durante la grabación.

Antes de ejecutar una macro conviene comprobar que el documento activo es el correcto, y que las macros están habilitadas en la configuración de seguridad del programa (por defecto, Word puede bloquear la ejecución de macros procedentes de documentos no confiables).

Modificar y eliminar una macro

• Modificar: Vista > Macros > Ver macros > seleccionar la macro > Modificar, lo que abre el editor de Visual Basic donde se puede corregir el código directamente; conviene editarlo solo si se conoce el funcionamiento de VBA, ya que un cambio erróneo puede alterar el resultado.
• Eliminar: Ver macros > seleccionar la macro > Eliminar > confirmar la acción; la macro se borra del documento o de la plantilla donde estuviera guardada.

14Formularios: Barra de Herramientas y Creación de Formularios Rellenables

Activar la pestaña Desarrollador

Los controles de formulario (antes agrupados en la llamada barra de herramientas Formularios) proporcionan elementos interactivos con los que crear formularios rellenables en Word: campos de texto, casillas de verificación, listas desplegables y botones. En las versiones actuales, estos controles se activan desde la pestaña Desarrollador, oculta por defecto.

1. Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. abre la lista completa de pestañas disponibles.
2. Marcar la casilla Desarrollador. en la columna de pestañas principales.
3. Aceptar. la pestaña Desarrollador aparece ya en la cinta, con el grupo Controles donde residen todos los elementos de formulario.

Crear y modificar un formulario

1. Preparar el diseño del documento. con los textos explicativos, secciones y títulos que enmarcarán cada campo.
2. Insertar los controles necesarios. desde Desarrollador > Controles: campos de texto, casillas de verificación, listas desplegables, selectores de fecha...
3. Configurar cada control. seleccionarlo y pulsar Propiedades para definir su nombre, texto predeterminado, formato o lista de valores permitidos.
4. Proteger el formulario. Desarrollador > Restringir edición, marcar "Rellenar formularios" y pulsar "Sí, aplicar protección", añadiendo una contraseña si se desea impedir que se desactive la protección sin autorización.

Para modificar un formulario ya protegido es necesario desactivar temporalmente la restricción, realizar los cambios (añadir o quitar controles, editar el texto base) y volver a activar la protección al terminar.

15Trabajo Colaborativo: Control de Cambios, Resaltado, Comparar y Versionar

Revisiones simultáneas y control de cambios

Word permite que varios usuarios trabajen sobre un mismo documento y registra automáticamente quién realizó cada cambio, lo que facilita una colaboración ordenada.

• Control de cambios: Revisar > Control de cambios; a partir de ese momento, Word registra adiciones, eliminaciones y cambios de formato, mostrando los de cada usuario en un color distinto.
• Revisiones simultáneas en la nube: guardar el documento en OneDrive o SharePoint y compartirlo con el botón Compartir permite la edición en tiempo real y los comentarios de varios usuarios a la vez.
• Usar nombres de usuario distintos en cada equipo (Archivo > Opciones > General) es necesario para que Word atribuya correctamente cada revisión a su autor.

Herramientas de resaltado

Resaltar fragmentos de texto permite marcar ideas clave, dudas o errores sin modificar el contenido original: se selecciona el texto y se aplica un color desde Inicio > Color de resaltado de texto. Los resaltados pueden combinarse con comentarios (Revisar > Nuevo comentario) para justificar la marca, y localizarse después mediante Ctrl+F filtrando por formato de resaltado.

Comparar y combinar documentos

• Comparar: Revisar > Comparar > Comparar..., seleccionando el documento original y el modificado; Word genera un documento nuevo que muestra todas las inserciones, eliminaciones y diferencias entre ambos.
• Combinar: Revisar > Comparar > Combinar..., seleccionando el documento base y los distintos archivos con revisiones de varios usuarios, para crear una versión unificada donde aceptar o rechazar cada cambio.

Crear varias versiones de un documento

Conservar el historial de un documento sin sobrescribir avances previos puede hacerse de forma manual (Guardar como con un nombre distinto para cada versión, por ejemplo "Informe_v1.docx", "Informe_v2_revisado.docx") o de forma automática si el documento se guarda en OneDrive o SharePoint, donde el Historial de versiones (clic derecho sobre el archivo) permite ver, comparar y restaurar cualquier edición anterior.

16Plantillas de Grupo y Seguridad de Documentos

Plantillas de grupo

Las plantillas de grupo aseguran que todo un equipo trabaje con un formato coherente, con instrucciones claras y elementos preconfigurados, evitando que cada persona tenga que recrear el mismo diseño desde cero.

1. Crear el documento base. con los estilos, contenidos y formatos que se quieren compartir.
2. Guardar como Plantilla de Word. extensión .dotx (o .dotm si incorpora macros).
3. Subirla a una ubicación compartida. OneDrive, SharePoint o una carpeta común en la red local, accesible para todo el equipo.

Cuando alguien abre la plantilla desde esa ubicación compartida, Word crea automáticamente un documento nuevo basado en ella, sin sobrescribir el archivo original de la plantilla. Añadir campos con fechas automáticas, macros o controles de formulario agiliza aún más el trabajo del grupo.

Protección de documentos con contraseña

Word permite proteger documentos para evitar que otros usuarios los modifiquen, accedan a su contenido completo o cambien su formato sin autorización.

1. Archivo > Información > Proteger documento. abre el menú de opciones de protección.
2. Seleccionar Cifrar con contraseña. para exigir una clave de apertura.
3. Introducir y confirmar la contraseña. Word advierte de que, si se pierde, el documento no podrá recuperarse de ningún modo, por lo que conviene guardarla en un lugar seguro.

Recomendar solo lectura

Esta opción no impide la edición, pero invita a abrir el documento en modo solo lectura para evitar modificaciones accidentales: Archivo > Guardar como > Herramientas (junto al botón Guardar) > Opciones generales > marcar "Recomendar solo lectura". Al abrir después el archivo, Word pregunta si se quiere abrir como solo lectura, y esta opción puede combinarse con el control de cambios activo para permitir sugerencias sin alterar directamente el contenido original.

17Combinar Correspondencia: Documento Principal, Origen de Datos y Ejecución

El documento principal

El documento principal es el modelo base que se usará para generar múltiples copias personalizadas —cartas, etiquetas, sobres o correos electrónicos— a partir de un mismo diseño.

1. Ir a la pestaña Correspondencia. donde se agrupan todas las herramientas de esta función.
2. Iniciar combinación de correspondencia. y elegir el tipo de documento a generar: Cartas, Sobres, Etiquetas, Mensajes de correo electrónico o Directorio.
3. Usar el Asistente paso a paso (opcional). un recorrido guiado por un panel lateral, recomendable para quienes se inician en la combinación.

Creación y gestión del origen de datos

El origen de datos es el archivo que contiene la información variable (nombres, direcciones, importes...) que se insertará en cada copia personalizada. Puede crearse directamente desde Word ("Escribir una nueva lista", completando los campos en una ventana emergente y guardando el archivo resultante), o reutilizar una hoja de Excel, una base de datos de Access, los contactos de Outlook o un archivo CSV ya existente.

• Ordenar registros: Editar lista de destinatarios > Ordenar..., eligiendo el campo (por ejemplo, ciudad, y dentro de cada ciudad, apellido) por el que se generarán los documentos.
• Cambiar origen de datos: Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente, para sustituir la base de datos original por otra distinta; si los nombres de los campos coinciden, la integración es automática.
• Usar contactos de Outlook: Seleccionar destinatarios > Seleccionar de los contactos de Outlook, eligiendo el perfil adecuado y filtrando los registros si es necesario, útil para envíos rápidos a listas personales.
• Otros orígenes de datos admitidos: hojas de Excel, bases de datos de Access, archivos de texto delimitado (CSV) y listas de SharePoint, entre otros; conviene revisar siempre que los encabezados del origen coincidan con los campos que se van a insertar.

Modificar el documento principal e insertar campos

Sobre el documento principal se escribe el contenido fijo y se insertan los campos de combinación procedentes del origen de datos —por ejemplo, «Nombre» y «Apellido»— con el botón Insertar campo de combinación; estos campos se formatean como texto normal y se sustituyen por el valor real de cada registro al generar las copias.

Desplazarse, buscar registros y finalizar la combinación

• Las flechas de desplazamiento de la pestaña Correspondencia permiten recorrer los registros del origen de datos y comprobar cómo quedará cada copia antes de generarla.
• Buscar destinatario filtra los registros por nombre, identificador u otro campo, para localizar uno concreto sin recorrerlos todos.
• Finalizar y combinar > Editar documentos individuales genera un único documento de Word con todas las copias personalizadas ya resueltas.
• Finalizar y combinar > Imprimir documentos envía directamente las copias a la impresora, y "Enviar mensajes de correo electrónico" las envía por correo cuando el origen incluye direcciones de e-mail.

Etiquetas y sobres

Word también combina correspondencia directamente sobre etiquetas y sobres postales: Correspondencia > Etiquetas (o Sobres), eligiendo el tamaño o la marca comercial de la etiqueta (Avery, Herma...) o el tamaño del sobre (DL, C5...), seleccionando el origen de destinatarios e insertando los campos de combinación en el área correspondiente antes de completar la combinación igual que con una carta.

18Vinculación y Trabajo con Datos de Excel dentro de Word

Vincular datos de Excel desde el portapapeles

Word permite traer una tabla de Excel manteniendo su formato original y, si se desea, una vinculación dinámica: cuando cambian los datos en el archivo de Excel, la tabla pegada en Word puede actualizarse para reflejarlos.

1. En Excel, seleccionar el rango de celdas deseado. y copiarlo con Ctrl+C.
2. En Word, ir a Inicio > Pegar > Pegado especial. en lugar de un pegado normal.
3. Elegir "Vincular e incrustar hoja de cálculo de Microsoft Excel". marcando la opción "como vínculo" si se quiere que la tabla se actualice automáticamente al cambiar el archivo de Excel de origen.

Para forzar la actualización manualmente, basta con hacer clic derecho sobre la tabla vinculada en Word y elegir Vínculo > Actualizar vínculo.

Incrustar y modificar hojas de cálculo

Incrustar consiste en insertar una hoja de Excel completa (o una parte de ella) como objeto dentro del documento, editable sin salir de Word: Insertar > Objeto > Objeto, pestaña "Crear desde archivo" para incrustar un Excel ya existente (marcando "Vincular al archivo" si se quiere mantener la conexión, o dejándolo sin marcar para que quede como copia independiente), o "Crear nuevo" > "Hoja de cálculo de Microsoft Excel" para trabajar desde cero. Una vez incrustada, un doble clic sobre la hoja da acceso a sus celdas, fórmulas y herramientas de Excel dentro del propio documento; al hacer clic fuera, Word recupera su interfaz normal.

Ordenar datos y calcular con fórmulas en tablas de Word

Sin necesidad de una hoja de Excel incrustada, las propias tablas nativas de Word admiten ordenación y cálculos sencillos.

1. Ordenar una tabla. seleccionarla completa, ir a Presentación de tabla > Ordenar, y elegir la columna base, el sentido (ascendente/descendente) y el tipo de contenido (texto, número o fecha); se pueden añadir criterios secundarios de ordenación.
2. Insertar un cálculo. situar el cursor en la celda de destino y usar Presentación de tabla > Fórmula; Word propone una fórmula predeterminada como =SUMA(ARRIBA), que puede cambiarse por otras funciones como =PROMEDIO(IZQUIERDA).

Fórmulas con referencias a celdas

Además de las funciones básicas, las tablas de Word aceptan referencias a celdas al estilo de Excel (columnas identificadas como A, B, C... y filas como 1, 2, 3...), aunque de forma más limitada: por ejemplo, =A1+B1 suma el contenido de esas dos celdas, y =B2*C2 multiplica precio por cantidad. A diferencia de Excel, Word no recalcula estos valores automáticamente al cambiar los datos de origen: es necesario seleccionar el resultado y pulsar clic derecho > Actualizar campo (o F9) para forzar el nuevo cálculo.

19Distribuir Documentos: Exportar y Guardar como Página Web (HTML)

Guardar un documento como página web

Word permite convertir cualquier documento a formato HTML para visualizarlo en un navegador, enviarlo por correo o publicarlo en una intranet o página web.

1. Archivo > Guardar como. y elegir la carpeta de destino.
2. Seleccionar el tipo de archivo adecuado. "Página web" (.htm; .html), que conserva los estilos y elementos propios de Word, o "Página web de un solo archivo" (.mht; .mhtml), que empaqueta todo el contenido —incluidas las imágenes— en un único archivo comprimido.
3. Comprobar el resultado. abriendo el archivo generado con cualquier navegador, ya que algunas funciones avanzadas de Word pueden no conservarse perfectamente en la conversión.

Incluir y modificar hipervínculos

Los hipervínculos conectan el documento con contenido externo (páginas web, direcciones de correo) o interno (marcadores y secciones del propio documento), y se mantienen funcionales al convertir el archivo a HTML.

• Insertar un hipervínculo: seleccionar el texto o la imagen, clic derecho > Vínculo (o Ctrl+K), y elegir entre dirección web, dirección de correo electrónico (mailto:) o un marcador interno del mismo documento.
• Modificar un hipervínculo existente: clic derecho sobre él > Modificar hipervínculo, para cambiar su destino o el texto visible.
• El texto con hipervínculo puede recibir un formato de carácter propio (sin subrayado, con un color personalizado) para integrarse mejor en el diseño del documento.

Convertir a HTML para desarrollo web

Además de guardar como página web completa, Word ofrece una vía para generar un código más limpio, útil para integrar el contenido en páginas web gestionadas por desarrolladores o administradores web.

• Guardar como "Página web, filtrada" (.htm; .html): elimina las marcas y el código específico de Word, dejando un HTML más ligero y estándar, compatible con la mayoría de gestores de contenidos (CMS).
• Copiar y pegar en un editor de código: copiar el contenido desde Word y pegarlo en un editor como Notepad++ o Visual Studio Code, ajustando después las etiquetas HTML resultantes según las necesidades del proyecto.