Elaboración de Documentos de Texto I

01El Entorno de Trabajo de Word: Pantalla Inicial y Ventana de Documento

Microsoft Word es el procesador de textos de la suite ofimática Microsoft Office, orientado a la creación, edición, formato e impresión de documentos de texto: desde una simple carta hasta informes largos con tablas, imágenes, índices y referencias cruzadas. Al iniciar el programa se muestra la pantalla de inicio, desde la que se puede abrir un documento en blanco, elegir entre distintas plantillas prediseñadas (cartas, currículums, informes...) o recuperar uno de los documentos utilizados recientemente.

Elementos principales de la ventana de documento

El punto de inserción (el cursor parpadeante) marca el lugar exacto donde aparecerá el siguiente carácter que se escriba. Se desplaza haciendo clic con el ratón en cualquier punto del texto ya escrito o mediante las teclas de flecha, Inicio, Fin, Re Pág y Av Pág del teclado.

02La Cinta de Opciones: Pestañas, Grupos y Comandos

Desde la versión Word 2007, la cinta de opciones (Ribbon) sustituyó a los antiguos menús desplegables y barras de herramientas de las versiones anteriores. Organiza todos los comandos del programa en pestañas temáticas, y cada pestaña se divide a su vez en grupos de comandos relacionados, cada uno con su propio nombre visible en la parte inferior del grupo.

Pestañas contextuales

Además de las pestañas fijas, Word muestra pestañas contextuales —resaltadas con un color distinto— cuando se selecciona un objeto concreto: al seleccionar una tabla aparecen "Diseño de tabla" y "Presentación"; al seleccionar una imagen, "Formato de imagen"; al insertar un gráfico SmartArt, "Diseño" y "Formato". Estas pestañas desaparecen en cuanto se hace clic fuera del objeto.

La cinta puede minimizarse (flecha o icono en la esquina superior derecha, o doble clic sobre una pestaña) para ganar espacio de edición, y personalizarse por completo desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, donde se pueden crear pestañas y grupos propios.

03La Barra de Herramientas de Acceso Rápido y la Barra de Estado

La barra de herramientas de acceso rápido (QAT, Quick Access Toolbar) es una pequeña franja situada por defecto en la esquina superior izquierda, junto al icono del programa, que permanece visible con independencia de la pestaña de la cinta que esté activa. Por defecto incluye Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir, pero puede personalizarse con los comandos que se usen con más frecuencia.

1. Añadir un comando desde la cinta. clic derecho sobre el comando (por ejemplo, Vista previa de impresión) y elegir "Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido".
2. Añadir cualquier comando disponible. clic en la flecha desplegable al final de la barra > Más comandos, y seleccionarlo de la lista completa.
3. Cambiar su posición. clic derecho sobre la barra > "Mostrar barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones", para situarla justo encima del área de edición.

La barra de estado

Situada en el borde inferior de la ventana, ofrece información constante sobre el documento y accesos directos a las vistas y al zoom.

• Número de página actual y total de páginas del documento.
• Recuento de palabras (clic sobre él abre el recuento detallado de caracteres, párrafos y líneas).
• Idioma de corrección activo para el texto donde está el cursor.
• Indicador de dictado o de estado de guardado en la nube, según la versión.
• Botones de vista (Diseño de impresión, Lectura, Web) y control deslizante de zoom, en el extremo derecho.

Un clic derecho sobre la barra de estado abre un menú que permite activar o desactivar cada uno de estos indicadores según las preferencias del usuario.

04Vistas de Documento: Diseño de Impresión, Lectura, Web, Esquema y Borrador

Word ofrece varias formas de visualizar el mismo documento, accesibles desde la pestaña Vista o desde los iconos de la barra de estado, sin que el cambio de vista afecte al contenido real del documento.

El zoom (control deslizante o porcentaje en la esquina inferior derecha) permite acercar o alejar el documento sin alterar su tamaño real, y la opción "Varias páginas" del grupo Zoom facilita revisar la maquetación general de documentos largos.

05Gestión de Documentos: Crear, Abrir y Guardar; Formatos de Archivo

La vista Backstage, a la que se accede mediante la pestaña Archivo, centraliza todas las operaciones relacionadas con el archivo del documento: crear, abrir, guardar, imprimir, compartir y consultar información básica como el autor o el tamaño.

Crear un documento nuevo

1. Archivo > Nuevo. Word muestra la opción "Documento en blanco" y una galería de plantillas (currículum, carta, informe, calendario...) tanto locales como en línea.
2. Ctrl+U. atajo de teclado que crea directamente un documento en blanco a partir de la plantilla predeterminada Normal.dotm.

Abrir un documento existente

1. Archivo > Abrir. muestra los documentos recientes, y las opciones "Examinar" (para localizarlo en el equipo) o las ubicaciones en la nube (OneDrive).
2. Ctrl+A. abre directamente el cuadro de diálogo de apertura de archivos.

Guardar el documento

1. Guardar (Ctrl+G). graba los cambios sobre el mismo archivo; si es la primera vez, pide nombre, ubicación y formato como si fuera "Guardar como".
2. Guardar como (F12). crea una copia nueva con otro nombre, ubicación o formato, conservando intacto el archivo original.

Word incorpora también Autorrecuperación (Archivo > Opciones > Guardar), que almacena copias temporales del documento a intervalos regulares para poder restaurarlo tras un cierre inesperado o un corte de energía.

06Edición Básica de Texto: Introducir, Seleccionar, Copiar, Mover y Deshacer

Escribir en Word consiste simplemente en teclear: el texto se introduce en el punto de inserción y el propio programa se encarga de saltar de línea automáticamente al llegar al margen derecho (ajuste de línea), reservando la tecla Intro para forzar un nuevo párrafo.

Selección de texto

Copiar, cortar y pegar

• Copiar (Ctrl+C): duplica el texto u objeto seleccionado en el Portapapeles sin eliminarlo del documento.
• Cortar (Ctrl+X): traslada el texto u objeto seleccionado al Portapapeles, eliminándolo de su posición original.
• Pegar (Ctrl+V): inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción.
• Opciones de pegado: al pegar aparece un icono con varias alternativas —mantener formato de origen, combinar formato, o conservar solo el texto sin formato— muy útil al copiar desde otro documento o desde una página web.
• El grupo Portapapeles (pestaña Inicio) permite además ver el historial de los últimos elementos copiados o cortados.

Deshacer y rehacer

Word registra un historial de las acciones realizadas: Deshacer (Ctrl+Z) revierte la última acción y puede pulsarse varias veces seguidas para retroceder más pasos, mientras que Rehacer (Ctrl+Y) aplica de nuevo la acción que se acaba de deshacer. Ambos comandos están también disponibles como botones en la barra de acceso rápido.

07Formato de Carácter (Fuente): Tipo, Tamaño, Estilo, Color y Efectos

El formato de carácter, o de fuente, afecta a la apariencia de las letras seleccionadas y se gestiona desde el grupo Fuente de la pestaña Inicio, o desde el cuadro de diálogo Fuente completo (Ctrl+D), que reúne todas las opciones en un único lugar.

La herramienta Copiar formato (icono de brocha, en el grupo Portapapeles) copia todo el formato de carácter de un texto seleccionado y lo aplica, con un solo clic o arrastre, sobre otro fragmento; un doble clic sobre el icono permite aplicarlo varias veces seguidas sin tener que volver a activarlo.

08Formato de Párrafo: Alineación, Sangría, Interlineado y Espaciado

El formato de párrafo se aplica al párrafo completo donde esté el cursor, sin necesidad de seleccionar todo su texto, y se gestiona desde el grupo Párrafo de la pestaña Inicio o desde su cuadro de diálogo ampliado.

Sangrías

• Sangría izquierda y derecha: desplazan todo el párrafo hacia dentro desde el margen correspondiente.
• Sangría de primera línea: desplaza únicamente la primera línea del párrafo, habitual en textos narrativos.
• Sangría francesa: desplaza todas las líneas excepto la primera, muy usada en bibliografías y listas de referencias.
• Las sangrías pueden ajustarse arrastrando los marcadores de la regla horizontal o con valores exactos desde Diseño > Párrafo.

Interlineado y espaciado

El interlineado controla la distancia vertical entre las líneas de un mismo párrafo (sencillo, 1,5 líneas, doble, o un valor exacto en puntos), mientras que el espaciado anterior y posterior añade una separación extra antes y después del párrafo completo, sin necesidad de dejar líneas en blanco. Ambas opciones se activan desde el botón Interlineado y espaciado de párrafo.

El botón Mostrar todo (Ctrl+*) revela las marcas de formato ocultas —espacios, tabulaciones, marcas de párrafo (¶) y saltos de línea—, muy útiles para diagnosticar problemas de maquetación.

09Listas con Viñetas, Numeradas y Multinivel

Las listas organizan visualmente enumeraciones de elementos, ya sea sin un orden concreto (viñetas) o con un orden secuencial (numeración), y se generan desde los tres botones de lista del grupo Párrafo de la pestaña Inicio.

1. Lista con viñetas. seleccionar el texto o situarse donde empezará la lista y pulsar el botón Viñetas; cada símbolo puede personalizarse desde su flecha desplegable (círculo, cuadrado, flecha, imagen).
2. Lista numerada. pulsar el botón Numeración; se puede elegir el estilo de numeración (1, 2, 3... / a, b, c... / I, II, III...) y el formato del separador.
3. Convertir texto ya escrito en lista. seleccionar varias líneas o párrafos y aplicar el botón de viñetas o numeración: cada línea se transforma en un elemento independiente.

Listas multinivel

Una lista multinivel combina varios niveles jerárquicos dentro de la misma enumeración (por ejemplo, apartados y subapartados). Al pulsar Tab al principio de una línea de lista, el elemento baja un nivel (con una viñeta o numeración distinta); Mayús+Tab lo sube de nuevo. El botón Lista multinivel ofrece galerías de estilos jerárquicos predefinidos, incluidos los de tipo "esquema numerado" (1, 1.1, 1.1.1...).

• Continuar numeración: al insertar una lista después de otra ya existente, Word permite continuar la numeración anterior o reiniciarla desde 1.
• Establecer valor de numeración: clic derecho sobre un número > "Establecer valor de numeración", para forzar manualmente el número de inicio.
• Interlineado de listas: se comporta igual que en cualquier párrafo, por lo que puede ajustarse el espaciado entre elementos.

10Tabulaciones y la Regla

Las tabulaciones permiten alinear texto en columnas dentro de una misma línea sin recurrir a una tabla, desplazando el punto de inserción hasta una posición exacta cada vez que se pulsa la tecla Tab. Por defecto, Word sitúa paradas de tabulación cada 1,25 cm, pero pueden definirse tabulaciones personalizadas en cualquier posición de la regla horizontal.

1. Establecer una tabulación desde la regla. clic en el selector de tipo de tabulación (extremo izquierdo de la regla) hasta elegir el tipo deseado, y después clic sobre la posición exacta de la regla.
2. Establecer una tabulación con precisión. Diseño > Párrafo > Tabulaciones (o doble clic sobre una marca ya creada en la regla), donde además se puede añadir un carácter de relleno (puntos o guiones) entre el texto y la tabulación, típico de índices o listas de precios.
3. Eliminar una tabulación. arrastrarla fuera de la regla, o seleccionarla en el cuadro de diálogo Tabulaciones y pulsar Eliminar.

11Tablas Simples: Crear una Tabla e Insertar/Eliminar Filas y Columnas

Una tabla organiza información en filas y columnas, formando celdas donde se puede introducir texto, números o imágenes. Se crea desde Insertar > Tabla, que ofrece dos métodos: arrastrar el puntero sobre la cuadrícula visual para fijar el número de columnas y filas de un vistazo, o abrir el cuadro de diálogo "Insertar tabla" e indicar el número exacto de columnas y filas.

Modificar la estructura de una tabla

• Insertar fila: situar el cursor en una celda y usar "Insertar arriba" o "Insertar abajo" (pestaña Presentación de tabla), o pulsar Tab en la última celda de la última fila para añadir una fila nueva automáticamente.
• Insertar columna: "Insertar a la izquierda" o "Insertar a la derecha", que desplaza el resto de columnas.
• Eliminar fila, columna o tabla completa: pestaña Presentación > Eliminar, o clic derecho > Eliminar celdas/filas/columnas.
• Combinar celdas: seleccionar varias celdas contiguas y pulsar Combinar celdas, para formar una sola celda que ocupe su espacio conjunto (útil en encabezados de tabla).
• Dividir celdas: una celda puede dividirse de nuevo en el número de filas y columnas que se indique.

El ancho de una columna se ajusta arrastrando el borde entre dos columnas con el ratón, o de forma automática con Autoajustar: "Autoajustar al contenido" adapta cada columna al texto más largo que contiene, y "Autoajustar a la ventana" reparte la tabla entre los márgenes del documento.

12Inserción Básica de Imágenes y Formas

Word permite enriquecer un documento con elementos gráficos sencillos desde la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones.

1. Insertar una imagen. Insertar > Imágenes > "Este dispositivo" para elegir un archivo del equipo, o "Imágenes en línea" para buscar en los recursos de imágenes de Microsoft.
2. Ajustar el tamaño. arrastrar cualquiera de los controladores (círculos o cuadrados) de las esquinas para redimensionar manteniendo la proporción; arrastrar desde un lateral la deforma en una sola dirección.
3. Mover la imagen. hacer clic y arrastrarla; con el ajuste de texto en línea la imagen se comporta como un carácter más dentro del párrafo, mientras que con ajuste "Cuadrado" o "Estrecho" puede colocarse libremente sobre la página con el texto rodeándola.

Formas sencillas

El botón Formas de la pestaña Insertar ofrece una galería de figuras básicas —líneas, rectángulos, óvalos, flechas, llamadas y estrellas— que se dibujan arrastrando el ratón sobre el documento tras seleccionar la forma deseada. Una vez insertada, la forma puede rellenarse de color, cambiar el grosor y color de su contorno, y redimensionarse igual que una imagen mediante sus controladores.

• Mantener pulsada la tecla Mayús mientras se dibuja una forma la restringe a proporciones perfectas (un cuadrado en lugar de un rectángulo, un círculo en lugar de un óvalo).
• Las formas pueden apilarse, y el orden entre ellas se controla con "Traer al frente" y "Enviar al fondo".
• Al hacer clic sobre una imagen o forma insertada, la cinta muestra automáticamente la pestaña contextual Formato con todas estas opciones agrupadas.

13Encabezado, Pie de Página y Numeración de Páginas

El encabezado y el pie de página son áreas reservadas en la parte superior e inferior de cada hoja, respectivamente, cuyo contenido se repite automáticamente en todas las páginas del documento (o de una sección), sin necesidad de escribirlo de nuevo en cada una.

1. Activar la edición. doble clic sobre la zona superior o inferior de una página, o Insertar > Encabezado / Pie de página, donde además se puede elegir entre varios diseños predefinidos.
2. Escribir el contenido. el encabezado y el pie admiten texto con formato, imágenes (por ejemplo, un logotipo) y campos automáticos como la fecha o el nombre del archivo.
3. Cerrar la edición. botón "Cerrar encabezado y pie de página" en la cinta contextual, o doble clic en el área de texto principal del documento.

Numeración de página

Se inserta desde Insertar > Número de página, eligiendo la posición (parte superior, inferior o márgenes de la página) y el formato numérico. Otras opciones habituales incluyen:

• Primera página diferente: permite dejar sin encabezado/pie o sin numeración la portada del documento.
• Páginas pares e impares diferentes: útil en documentos que se van a imprimir a doble cara, tipo libro.
• Formato del número de página: cambiar el estilo numérico (1, 2, 3 / i, ii, iii / a, b, c) y el número de inicio.

14Configuración de Página: Márgenes, Orientación, Tamaño y Saltos

La configuración de página define el aspecto general del documento antes de empezar a escribir (o en cualquier momento posterior), y se controla desde el grupo Configurar página de la pestaña Diseño o Disposición.

También pueden definirse márgenes personalizados desde Configurar página > Márgenes > Márgenes personalizados, junto con el margen de encuadernación para documentos que se van a anillar o encuadernar.

Orientación y tamaño

• Orientación vertical (la habitual) u horizontal, según convenga al contenido (una tabla ancha, por ejemplo, suele beneficiarse de la horizontal).
• Tamaño del papel: A4 y Carta son los más comunes, aunque el desplegable ofrece otros tamaños estándar (A3, A5, Oficio, Legal...).

Saltos de página y de sección

Un salto de página (Ctrl+Intro) fuerza el paso a una nueva página aunque la actual no esté llena. Un salto de sección, en cambio, divide el documento en partes independientes que pueden tener su propia configuración de página, orientación, márgenes o encabezado/pie: "Página siguiente" inicia la nueva sección en una página nueva, "Continuo" la mantiene en la misma página, y "Página par" o "Página impar" fuerzan el inicio en ese tipo concreto de página, típico de la maquetación de libros e informes largos.

15Revisión Ortográfica y Gramatical

Word revisa el texto de forma continua mientras se escribe: subraya en rojo ondulado las palabras que no reconoce como correctas y en azul (o gris ondulado, según la versión) los posibles errores gramaticales o de estilo, según el idioma de corrección activo para ese fragmento de texto.

1. Corregir una palabra sobre la marcha. clic derecho sobre la palabra subrayada para ver las sugerencias del diccionario y elegir la correcta, o las opciones "Omitir" y "Agregar al diccionario".
2. Revisar todo el documento de una vez. pulsar F7 o ir a Revisar > Ortografía y gramática; Word recorre el documento deteniéndose en cada incidencia y ofreciendo Cambiar, Omitir una vez, Omitir todas o Agregar.

• Panel del Editor: en versiones recientes centraliza ortografía, gramática y sugerencias de estilo (claridad, concisión, formalidad) con una puntuación general del documento.
• Autocorrección: corrige automáticamente errores tipográficos habituales (dos mayúsculas seguidas, olvidar la mayúscula inicial) mientras se escribe, configurable desde Archivo > Opciones > Revisión.
• Idioma de revisión: se establece desde Revisar > Idioma, o desde el indicador de idioma en la barra de estado; es imprescindible que sea correcto para que el corrector funcione.

El grupo Revisión también incluye Sinónimos (clic derecho sobre una palabra > Sinónimos, para variar el vocabulario sin repetir términos) y Contar palabras, que muestra el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas del documento o de la selección actual.

16Vista Preliminar e Impresión de Documentos

La impresión se gestiona desde Archivo > Imprimir (Ctrl+P), que reúne en una sola pantalla la vista previa del documento tal como saldrá impreso y todas las opciones de la impresora.

• Copias: número de ejemplares a imprimir.
• Impresora: selección entre las impresoras instaladas, con acceso a sus propiedades específicas (calidad, bandeja de papel).
• Páginas a imprimir: todo el documento, la página actual, una selección de texto marcada previamente, o un rango de páginas concreto (por ejemplo, "2-5,8").
• Intercalado: cuando se imprime más de una copia, determina si las páginas salen ordenadas por juego completo o agrupadas por número de página.
• Orientación y tamaño del papel: pueden ajustarse también desde esta misma pantalla sin volver al documento.
• Márgenes e impresión a una o dos caras (dúplex): disponibles si la impresora lo soporta.

Antes de imprimir en papel conviene revisar la vista previa completa, recorriendo las páginas con los controles inferiores, para detectar saltos de página inadecuados, tablas cortadas o márgenes mal ajustados.

Como alternativa al papel, Word permite exportar el documento a PDF desde Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS, o simplemente eligiendo el formato PDF al hacer Guardar como; el resultado conserva exactamente el aspecto del documento y puede compartirse sin riesgo de que el formato se descuadre al abrirlo en otro equipo.

17Estilos de Word: la Galería de Estilos Rápidos y los Conjuntos de Estilos

Un estilo es un conjunto de atributos de formato (tipo y tamaño de letra, color, negrita, alineación, sangría, espaciado, nivel de esquema...) guardado con un nombre. Al aplicar un estilo a un párrafo o a un fragmento de texto, este adopta de una sola vez todo ese formato; y si más adelante se modifica la definición del estilo, todos los textos que lo usan se actualizan automáticamente. Es la forma correcta de dar formato a un documento largo: rápida, uniforme y fácil de mantener.

La galería de Estilos rápidos

En la pestaña Inicio, el grupo Estilos muestra una galería con los estilos de uso más frecuente: Normal, Título 1, Título 2, Título, Subtítulo, Énfasis, Cita o Referencia. Basta con situar el cursor en un párrafo (o seleccionar el texto) y hacer clic en el estilo deseado.

Por qué usar los estilos de título

• Word construye la tabla de contenido automática a partir de los párrafos con estilo Título 1, Título 2, etc.
• El panel de navegación (Vista > Panel de navegación) muestra el esquema del documento y permite reordenar capítulos enteros arrastrándolos.
• La vista Esquema se apoya en los niveles de título para contraer y expandir secciones.
• Al exportar a PDF, los títulos se convierten en marcadores navegables.

Conjuntos de estilos

Un conjunto de estilos redefine de golpe el aspecto de todos los estilos integrados del documento (fuentes, tamaños y colores de los títulos y del cuerpo). Se cambia desde Diseño > Conjunto de estilos del documento, eligiendo una de las galerías predefinidas (Básico, Con líneas, Sombreado, Centrado...). Combinado con los botones Colores y Fuentes de esa misma pestaña, permite cambiar por completo la imagen del documento sin tocar el contenido ni los estilos aplicados.

18Crear, Modificar, Aplicar y Eliminar Estilos Propios

Además de los estilos integrados, se pueden crear estilos personalizados para necesidades concretas del documento o de la organización (por ejemplo, un estilo «Aviso legal» o «Pie de figura»).

Crear un estilo nuevo

1. A partir de un texto ya formateado. dar a un párrafo el formato deseado, seleccionarlo, abrir la galería de Estilos > «Crear un estilo», ponerle nombre y aceptar.
2. Desde cero, con todas las opciones. abrir el panel de Estilos (flecha del grupo Estilos, o Alt+Ctrl+Mayús+S) > botón «Nuevo estilo», donde se define el nombre, el tipo (párrafo, carácter, vinculado...), el estilo base, el estilo del párrafo siguiente y todo el formato.

Modificar un estilo existente

• Clic derecho sobre el estilo en la galería o en el panel > Modificar: se cambian sus atributos y todos los textos que lo usan se actualizan al instante.
• Marcar «Documentos nuevos basados en esta plantilla» guarda el cambio en la plantilla (Normal.dotm u otra), de modo que afecte también a futuros documentos.
• Actualizar para que coincida con la selección: se da el formato manualmente a un párrafo con ese estilo y, con clic derecho sobre el estilo, «Actualizar [nombre] para que coincida con la selección».

El panel de Estilos y el Inspector de estilos

El panel de Estilos lista todos los estilos disponibles y marca el del párrafo actual. El Inspector de estilos (icono en la parte inferior del panel) muestra, para el texto seleccionado, qué estilo de párrafo y de carácter tiene aplicado y qué formato manual se le ha añadido «por encima» del estilo. El botón Borrar todo (o el estilo «Borrar formato») devuelve la selección al estilo Normal, sin formato directo.

Eliminar y gestionar estilos

• Panel de Estilos > Administrar estilos > pestaña Editar: seleccionar el estilo y pulsar Eliminar. Los párrafos que lo usaban pasan a Normal. Los estilos integrados no se pueden borrar, pero sí ocultar.
• Pestaña Recomendar: define qué estilos aparecen en la galería y en qué orden.
• Botón Importar/Exportar (Organizador): copia estilos de un documento o plantilla a otro.
• Opciones del panel > «Seleccionar todas las instancias»: selecciona de golpe todos los textos que usan un estilo, útil para revisarlos o reemplazarlos.